驴Qu茅 significa que el software est谩 obsoleto?

Los sistemas operativos y los programas tienen un tiempo de vida 煤til, al igual que ocurre con el hardware de los dispositivos. Cuando los componentes de un ordenador tienen muchos a帽os pierden rendimiento. Llega un momento en que resultan incompatibles con los requisitos de nuevos programas.

Del mismo modo, los programas muy antiguos pueden dejar de ser 煤tiles. Pasado un tiempo, el fabricante deja de ofrecer actualizaciones y soporte porque ha desarrollado nuevas soluciones m谩s completas.

Uno de los riesgos del software obsoleto es que se pueden producir importantes brechas de seguridad que pueden comprometer la informaci贸n de la empresa. Otros problemas, como la lentitud y el escaso rendimiento, entorpecen la actividad.

Los costes del software obsoleto se reflejan en una baja productividad a causa de los fallos y continuas interrupciones. Pero puede haber p茅rdidas mucho m谩s graves: datos estrat茅gicos, informaci贸n confidencial y da帽o a la reputaci贸n de la compa帽铆a.

Los 5 principales riesgos de un software obsoleto

Renovar el software de gesti贸n empresarial es necesario cuando el programa ha perdido pr谩cticamente toda su utilidad. Las empresas que piensan que ahorran dinero al seguir usando los programas de toda la vida se enfrentan a graves riesgos.

Seg煤n un reciente , los principales problemas del software obsoleto son los ciberataques (56 %), la p茅rdida de datos (49 %) y las sanciones por incumplimiento del RGPD (46 %) si la informaci贸n de los clientes queda al descubierto.

• Brechas de seguridad听

Los sistemas y programas desfasados son mucho m谩s vulnerables porque no disponen de actualizaciones de seguridad. Los ciberdelincuentes pueden infectar f谩cilmente el software de gesti贸n empresarial anticuado.

• P茅rdida de datos

Los programas m谩s antiguos funcionan en servidores locales, que pueden verse afectados por desastres naturales, accidentes, aver铆as o robos. Los fallos de software pueden causar la p茅rdida de datos. Si la magnitud del da帽o es muy significativa, incluso puede llevar al cierre de la compa帽铆a.听

Las medidas de protecci贸n m谩s eficaces son las copias de seguridad actualizadas diariamente y el almacenamiento cifrado en la nube.

• Fallos en el sistema operativo

Muchas empresas emplean procesos complejos que integran diferentes programas que comparten informaci贸n. Un fallo en uno de los programas puede ocasionar un error en el sistema operativo, que puede quedar inaccesible.听

Si a esto le sumamos una incompatibilidad entre versiones, algo habitual cuando los programas est谩n anticuados, resolver el problema puede suponer importantes sobrecostes.听

• Merma de la productividad

Un rendimiento deficiente puede provocar que los programas se cierren solos sin guardar cambios, que haya que reiniciar continuamente el sistema y que el tiempo de ejecuci贸n de tareas sea mucho mayor.

Todo esto se traduce en p茅rdida de productividad. Las dificultades para ejecutar el trabajo causan frustraci贸n en los empleados y perjudican el clima laboral.听

• Incompatibilidad entre tecnolog铆as

La incompatibilidad es otro de los grandes problemas del software desactualizado. Los programas se desarrollan para funcionar con los equipos y sistemas existentes en el momento de su creaci贸n.

Puesto que la tecnolog铆a evoluciona deprisa, puede llegar un momento en que el hardware y el sistema operativo no permitan el funcionamiento de los programas desactualizados.听

Estas son las principales razones por las que es importante reconocer las se帽ales de que el software de gesti贸n est谩 obsoleto.听

10 claves para reconocer un software de gesti贸n obsoleto

Los objetivos de la inversi贸n en un software de gesti贸n empresarial ERP son, entre otros, automatizar tareas, incrementar el rendimiento y mejorar la productividad. Un programa funcional es esencial para que las compa帽铆as puedan crecer y ser competitivas.

驴C贸mo saber cu谩ndo ha llegado el momento de renovar el programa de gesti贸n ERP? El cambio de una soluci贸n empresarial por otra es una decisi贸n crucial. Conviene reconocer los s铆ntomas de la obsolescencia para no dilatar la implantaci贸n m谩s de lo necesario.

Los beneficios de renovar la tecnolog铆a son enormes si se tiene en cuenta la p茅rdida de competitividad que implica permanecer anclados en el pasado.听

Estas son las 10 se帽ales que indican que un programa de gesti贸n est谩 desfasado.

1. El programa se ralentiza

Pocas cosas perjudican m谩s la reputaci贸n de una empresa que estar atendiendo a un cliente y que el programa no responda.听

Cuando se producen errores frecuentes que obligan a reiniciar o el software tarda demasiado en procesar los datos, est谩 dando sus primeros s铆ntomas de agotamiento. Un ERP que no sea 谩gil es un perjuicio en vez de una soluci贸n.

2. Infecciones por virus

Una infecci贸n por un virus puede hacer perder toda la informaci贸n e, incluso, bloquear el acceso al sistema. Como ya hemos comentado, el software obsoleto es mucho m谩s vulnerable a los ciberataques.听

Antes de que se produzca una situaci贸n cr铆tica, conviene plantearse la renovaci贸n de los programas desactualizados.

3. Las copias de seguridad son locales

Muchas empresas generan copias de seguridad en sus propios servidores porque el programa no ofrece otra posibilidad, como el .

En caso de producirse un incidente o una aver铆a, es probable que se pierdan los datos. Una manera arcaica de prevenir este problema es realizar backups en soportes f铆sicos, lo cual resulta poco pr谩ctico y seguro.

4. El ERP est谩 instalado en ordenadores

Hoy en d铆a, todav铆a existen empresas que tienen su programa de gesti贸n instalado en ordenadores personales. En el mejor de los casos, se encuentra en un servidor dentro de las oficinas.听

El riesgo de perder la informaci贸n es enorme en estos casos. Las aplicaciones ERP en la nube garantizan que los datos se actualizan diariamente, tienen respaldo y est谩n alojados en un lugar seguro.

5. Falta de integraci贸n

Algunas compa帽铆as funcionan con programas espec铆ficos para cada 谩rea: contabilidad, inventario, marketing, recursos humanos, etc. La falta de integraci贸n repercute negativamente en el rendimiento. Los procesos se gestionan por separado y, posteriormente, es necesario cruzar datos de forma manual. Esta forma de trabajar implica errores, duplicidades y retrasos.

El software de gesti贸n empresarial ERP de 51风流est谩 estructurado en m贸dulos que se integran y comparten informaci贸n. Con el almacenamiento en la nube y la conexi贸n de los procesos de la empresa, la informaci贸n es accesible desde cualquier dispositivo, lo que facilita la movilidad y el trabajo h铆brido.听

6. No se ajusta a la normativa tributaria

Cumplir con las obligaciones tributarias es fundamental para evitar problemas mayores. El software de gesti贸n empresarial obsoleto no permite generar los modelos de la Agencia Tributaria (AEAT) siguiendo la normativa reciente. Tampoco permite utilizar los modelos bancarios actuales.

Preparar los modelos manualmente puede provocar errores y retrasos, adem谩s de la p茅rdida de tiempo que implica. La otra alternativa es externalizar el servicio en una gestor铆a, lo que supone un gasto a帽adido.

7. No realiza previsiones de pagos y cobros

Girar recibos a mano o la falta de previsi贸n de pagos y cobros son algunas pr谩cticas que pueden afectar muy negativamente a la gesti贸n de circulante. Llevar esta parte de la contabilidad en una hoja de c谩lculo puede generar errores, impagos, descubiertos y otros muchos problemas.

Si su empresa a煤n debe pasar los recibos manualmente al programa del banco, el programa de gesti贸n est谩 obsoleto.听

8. Gesti贸n documental sin digitalizar

La gesti贸n documental digitalizada ahorra tiempo, evita errores y ayuda a reducir costes. Depender de impresoras, consumibles e ingentes cantidades de papel que se puede perder o deteriorar supone un gran atraso.听

Un software de gesti贸n empresarial moderno permite consultar los balances, acceder a los asientos contables, revisar saldos, almacenar facturas, generar n贸minas鈥� Todo ello digitalmente, sin papel.

9. No facilita la toma de decisiones

Una de las grandes ventajas de disponer de un programa de gesti贸n de 煤ltima generaci贸n es que proporciona un panorama de conjunto de la situaci贸n de la empresa.

La generaci贸n de informes visuales con datos actualizados en tiempo real ayuda a detectar posibles riesgos, 谩reas de mejora o puntos fuertes que se pueden potenciar.听

Una visi贸n clara de las operaciones de negocio ayuda a transformar los datos en informaci贸n relevante, en conocimiento. De esta forma, se pueden tomar decisiones estrat茅gicas mucho m谩s 谩giles y efectivas.

10. Incapacidad para desarrollar nuevas ideas de negocio

El mercado es cada vez m谩s competitivo, las tendencias de consumo cambian y los clientes tienen nuevas expectativas. Para poder crecer, las empresas deben adaptarse y evolucionar.听

La transformaci贸n digital ha tra铆do consigo importantes novedades que no se deben ignorar. Una de ellas es el comercio electr贸nico, que implica planificar los recursos y estrategias de forma diferente.听

Un programa de gesti贸n empresarial ERP que no permita dar el salto a nuevos modelos de negocio ha quedado obsoleto. Este es uno de los indicios m谩s claros de que es necesario renovar el software para ganar en eficacia y rentabilidad.听

En resumen, los programas de gesti贸n obsoletos implican riesgos y sobrecostes. Los niveles de seguridad insuficientes, la falta de compatibilidad y la ausencia de funcionalidades b谩sicas en la era digital son algunas se帽ales inequ铆vocas de que ha llegado el momento de renovarse.听

El 51风流proporciona protecci贸n, seguridad, y versatilidad. Su sistema modular y escalable est谩 dise帽ado para obtener el m谩ximo rendimiento y productividad.

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Gracias al Reglamento General de Protecci贸n de Datos (RGPD o GDPR por sus siglas en ingl茅s), los ciudadanos europeos tenemos hoy derechos sin precedentes para acceder a nuestros datos personales y decidir lo que las organizaciones pueden hacer o no con ellos. Este hecho en s铆 es una revoluci贸n pero todav铆a queda mucho camino por recorrer antes de que ejerzamos nuestros derechos en su totalidad.

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5 tendencias clave para tu negocio en 2021

La Agencia Espa帽ola de Protecci贸n de Datos (AEPD) inici贸 el 2021 imponiendo multas millonarias. Estos no son eventos aislados y se prev茅 que m谩s casos ocupen los titulares de los medios de comunicaci贸n 驴Qui茅n ser谩 el siguiente? 听En el este se pueden consultar las multas y sanciones impuestas.

El no cumplir con el RGPD, puede resultar en multas de hasta el 4% de facturaci贸n anual o un m谩ximo de 20M鈧�, la que sea mayor.听 Y no s贸lo eso, las organizaciones estar谩n generando una reputaci贸n negativa, lo que causar谩 p茅rdidas financieras indirectas (p茅rdidas de ventas, contratos, inversores, cr茅ditos, etc.).

Es momento de comenzar, pero 驴cu谩l es la mejor estrategia para cumplir con el RGPD?

El cumplimiento del RGPD requiere colaboraci贸n y tecnolog铆a

Para dise帽ar una estrategia de cumplimiento del RGPD se debe conocer el reglamento, el negocio y el entorno tecnol贸gico. Debe de existir mucha colaboraci贸n entre las distintas 谩reas de la organizaci贸n incluyendo el departamento legal, 谩reas de negocio, el equipo de IT, equipos de riesgo, auditor铆a, etc.

Conociendo nuestras obligaciones desde un punto del reglamento, podremos identificar las 谩reas que requieren mayor atenci贸n. Por ejemplo, si no existe un mecanismo para gestionar consentimientos, ese ser铆a un buen punto de partida. Tambi茅n podremos determinar aquellas fortalezas de la organizaci贸n, por ejemplo, la existencia de roles para acceder a datos sensibles, y aprovecharlas.

Existen varias 谩reas que deben tenerse en consideraci贸n desde un punto de vista de . Cada organizaci贸n deber谩 evaluar el nivel de madurez que tiene en cada 谩rea y as铆 crear una estrategia que se alinee a sus necesidades.

脕reas y puntos clave para dise帽ar la mejor estrategia de cumplimiento del RGPD

1. Asignar responsables que ser谩n los encargados de garantizar el cumplimiento del RGPD en la empresa y quienes guiar谩n a la organizaci贸n en el proceso de implementaci贸n de la estrategia. El DPO (Delegado de Protecci贸n de Datos) es la figura central.
2. Dise帽ar e implementar el marco de gobernanza. Implementar procesos que ser谩n el fundamento de toda nuestra estrategia, como la gesti贸n de pol铆ticas, la evaluaci贸n de impacto relativa a la protecci贸n de datos (DPIA), el registro de actividades de procesamiento (RoPA), o la solicitud de acceso a datos del interesado (DSAR). Estos procesos est谩n sujetos a ser auditados, por lo que se requiere generar traza y evidencia para demostrar que su dise帽o y ejecuci贸n son efectivos.
3. Como parte de la Gesti贸n de Consentimientos las organizaciones tienen la obligaci贸n de informar a los individuos de sus derechos y opciones. Deben solicitar la aceptaci贸n de uso de datos y gestionar solicitudes de acceso (a sus datos) para pedir la rectificaci贸n, supresi贸n, limitar tratamiento, portabilidad, oposici贸n, y decisiones personales de perfilado.听 Y tambi茅n tienen que monitorizar y renovar aquellos consentimientos que est茅n por caducar.
4. El descubrimiento de datos es cr铆tico. De los millones de datos que tenemos, saber cu谩les son sensibles, en d贸nde est谩n (base de datos, informes, aplicaciones, email, dispositivos m贸viles, etc.) y rastrear c贸mo se mueven dentro y fuera de nuestro entorno es uno de los retos m谩s importantes.
5. Disminuci贸n de 谩rea de riesgo mediante t茅cnicas simples como el enmascaramiento a nivel de interfaz de usuario, con la que se pueden ocultar datos que no son necesarios para ciertos usuarios y as铆 disminuir el riesgo de brecha de datos y compromiso de la privacidad.
6. En los casos en que debido a requerimientos de negocio sea necesario que los usuarios vean estos datos sensibles, las organizaciones deben de tener un mecanismo de traza de eventos de visualizaci贸n de datos sensibles generando y reteniendo logs en caso de una investigaci贸n por la AEPD.
7. Las organizaciones deben tener la capacidad de gestionar el ciclo de vida del dato, desde su recepci贸n (con previo consentimiento), procesamiento s贸lo para los fines permitidos, retenci贸n y bloqueo por requisitos legales y finalmente el borrado cundo los periodos de retenci贸n terminan.
8. La seguridad de los datos crea de una manera preventiva un entorno seguro y reduce el riesgo de brechas de datos. 脕reas como la gesti贸n de identidades, dise帽o de roles, an谩lisis de riesgos de acceso, accesos de emergencia, entre otras.

El poder de la informaci贸n lo podremos seguir teniendo siempre que lo hagamos de una manera responsable y transparente.听

No hay una f贸rmula que aplique para todas las organizaciones; cada cual dise帽ar谩 su estrategia de acuerdo con sus necesidades y recursos. Sin embargo, conociendo el reglamento, las fortalezas y debilidades podremos ser eficientes y demostrar a la AEPD que estamos tomando medidas de forma activa reduciendo riesgos de brechas de datos.

En este puede obtener m谩s informaci贸n sobre las soluciones 51风流que ya utilizan muchas empresas para garantizar el cumplimiento del RGPD.听

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