Las empresas dise帽an planes de financiaci贸n, de expansi贸n, de marketing, etc., pero 驴qu茅 es un plan de contingencia? Esta estrategia es a menudo olvidada por las empresas de menor tama帽o. Sin embargo, es vital saber c贸mo actuar frente a imprevistos como la p茅rdida de un cliente importante, un fallo en las comunicaciones o cualquier otro evento.
驴Qu茅 son los planes de contingencia?
Las personas toman medidas para proteger su vida y la de sus familiares, as铆 como sus hogares. Ante muchos imprevistos sabemos c贸mo actuar: tenemos un seguro de accidentes, un bufete de abogados para consultar dudas legales o un hospital de referencia al que acudir.
Del mismo modo, las empresas deber铆an estar preparadas para cualquier evento que implique una disrupci贸n. Explicado de forma sencilla: un plan de contingencia es ese plan B que se pone en marcha cuando las cosas no salen como estaba previsto.听
Por ejemplo, un impago de un cliente importante puede afectar a la gesti贸n de circulante. Con un plan de contingencia, la compa帽铆a puede reaccionar con agilidad y tomar decisiones eficaces para paliar las consecuencias y volver a la normalidad lo antes posible.
Diferencias entre un plan de contingencia y un plan de gesti贸n de riesgos
Un plan de contingencia empresarial es una estrategia en la que se plasma la respuesta ante eventos cr铆ticos de cualquier naturaleza. 驴Para qu茅 sirve un plan de contingencia? Su puesta en pr谩ctica ayuda a reducir el riesgo, minimizar las consecuencias y retomar la actividad normal r谩pidamente.
Muchas empresas se preparan para posibles cat谩strofes naturales o geopol铆ticas. La actual crisis econ贸mica, con la inflaci贸n y los problemas de suministro, es un buen ejemplo. El plan de contingencia para hacer frente al coronavirus sirvi贸 para que la mayor铆a de las empresas pudieran continuar con su negocio a pesar de las circunstancias.
Pero los planes de contingencia no solo sirven para este tipo de situaciones. Tambi茅n son esenciales para prevenir los riesgos a los que se enfrenta una compa帽铆a ante, por ejemplo, la p茅rdida de un cliente clave, la fusi贸n de dos compa帽铆as de la competencia, la ca铆da de los servicios de telecomunicaciones, una aver铆a grave en la maquinaria, un ciberataque, etc.
Muchas empresas piensan que un plan de contingencia es lo mismo que un plan de gesti贸n del riesgo. Sin embargo, este 煤ltimo consiste en identificar y realizar un seguimiento de los riesgos que afectan al proyecto en s铆.
El plan de contingencia es similar a la gesti贸n de riesgos, pero va m谩s all谩, porque abarca riesgos que pueden afectar a varios departamentos o a toda la organizaci贸n.
Errores comunes en el dise帽o de planes de contingencia
Ahora que ya sabemos qu茅 es un plan de contingencia y para qu茅 sirve, vamos a analizar los errores m谩s frecuentes que se cometen al dise帽arlo.
Rechazo a planificar acciones alternativas
Una cultura empresarial proactiva es consciente de la necesidad de disponer de v铆as alternativas en caso de imprevistos. Sin embargo, en algunas compa帽铆as, esta forma de pensar se considera una debilidad.
Tener una opci贸n B es mucho m谩s seguro y efectivo que apostar todo a una sola carta. Con un plan de contingencia, se evita a riesgos potenciales.
Carencia de apoyo de la direcci贸n ejecutiva
Esta es una herramienta crucial, que puede solventar muchos imprevistos con m铆nimos da帽os colaterales. Para que tenga 茅xito, debe contar con el apoyo de las partes involucradas, comenzando por la direcci贸n ejecutiva de la empresa.
Antes de elaborarlo, conviene llevar a cabo una tanda de consultas para asegurarse de que se han tenido en cuenta los riesgos clave y que el plan de acci贸n es consistente.
Falta de revisi贸n de los planes de contingencia
Los planes de contingencia no son est谩ticos, sino que deben evolucionar de la misma forma en que lo hace la empresa y las circunstancias que la rodean.
Aunque el plan de contingencia est茅 bien elaborado y sea s贸lido, conviene programar revisiones regulares para actualizar las estrategias si fuese necesario. Por ejemplo, puede ocurrir que surjan nuevos riesgos, que la empresa emprenda un plan de internacionalizaci贸n, que se pongan en marcha nuevas l铆neas de negocio, etc.
驴C贸mo se dise帽a un plan de contingencia?
Los planes de contingencia se pueden dise帽ar para varios niveles, por 谩reas, por departamentos o por equipos. No obstante, es recomendable crear una estrategia global para situaciones que puedan afectar a toda la compa帽铆a.
En todo caso, lo esencial es determinar cada riesgo y, posteriormente, valorar objetivamente la probabilidad de que se produzca y su gravedad.
Las fases para dise帽ar un plan de contingencia son las siguientes.
1. Describir todos los riesgos potenciales
El primer paso debe ser, sin duda, identificar los riesgos. Conviene elaborar un listado con todos los eventos negativos que pueden afectar a la compa帽铆a, tanto de forma global como por departamentos o proyectos.
Las sesiones de brainstorming son muy 煤tiles para poner en com煤n las ideas de las partes interesadas. De estas sesiones se pueden obtener conclusiones relevantes sobre los riesgos y sus posibles soluciones.
2. Determinar la gravedad y la probabilidad de cada riesgo
Una vez identificadas todas las amenazas posibles, el siguiente paso consiste en determinar c贸mo puede impactar cada una de ellas en la empresa. Otra de las m茅tricas imprescindibles es la probabilidad de que ocurra.
Tanto para la gravedad como para su probabilidad, se puede emplear una escala com煤n que conste de tres niveles: bajo, medio y alto. Algunos riesgos, como la p茅rdida de datos, pueden ser poco probables, pero muy graves.
Despu茅s de asignar el grado de gravedad y probabilidad a cada evento, se debe decidir cu谩les de esos riesgos son los m谩s considerables y cu谩les los menos importantes. En funci贸n de esta clasificaci贸n, se puede dise帽ar un plan de contingencia para prevenir situaciones potenciales de gravedad y probabilidad de nivel alta y media.
- Gravedad alta o media y probabilidad alta. Estos eventos pueden ocurrir y sus consecuencias afectar铆an seriamente a la empresa. El plan de contingencia debe abordarlos en primer lugar y proponer alternativas s贸lidas y 谩giles.
- Gravedad alta y probabilidad media. Estos sucesos no son tan habituales, pero su impacto en la compa帽铆a puede ser severo. La planificaci贸n debe contemplar acciones para paliar la situaci贸n y retomar la normalidad lo antes posible.
- Gravedad alta y probabilidad baja. Dentro de la gravedad, es mucho m谩s dif铆cil que se produzcan estas situaciones. Por lo tanto, el plan de contingencia debe asignarles una importancia relativa.
- Gravedad media y probabilidad media / Gravedad baja y probabilidad alta. En estos casos, el plan de contingencia se suele dise帽ar con las partes interesadas para abordar el enfoque de cada situaci贸n. Es un plan alternativo, pensado para un departamento o un 谩rea.
- Gravedad media y probabilidad baja / Gravedad baja y probabilidad media / Gravedad baja y probabilidad baja. Es poco probable que cualquiera de estas situaciones se produzca. Si se da el caso, sus consecuencias ser谩n poco relevantes para la empresa. Por lo tanto, no es imprescindible disponer de un plan de contingencia en estos casos. Aun as铆, se deben incluir en las revisiones para valorar si la gravedad o la probabilidad aumentan.
3. Dise帽ar el plan de contingencia para los riesgos graves y probables
Con toda la informaci贸n sobre los riesgos potenciales y su gravedad, llega el momento de pasar a la acci贸n. Se debe elaborar un plan de contingencia para cada riesgo identificado como importante, es decir, los m谩s graves y probables.
En el documento, debe constar toda la informaci贸n del evento:
- Definici贸n del riesgo.
- Nivel de probabilidad.
- Nivel de gravedad.
- Factores desencadenantes.
- Respuesta inmediata.
- Pautas para volver a la normalidad.
- Personas involucradas.
- Responsabilidades clave.
Finalmente, se debe acompa帽ar de un cronograma con las acciones de respuesta en donde se especifique el orden de prioridad de las actuaciones.
4. Aprobar el plan de contingencia
Una vez elaborado, el plan de contingencia se debe presentar ante los responsables relevantes de la organizaci贸n. Durante la reuni贸n es fundamental explicar cada punto de la estrategia y asegurarse de que todo ha quedado claro.
Contar con la aprobaci贸n de las medidas de acci贸n por parte de los ejecutivos y responsables de departamento es esencial antes de darlo a conocer al resto de las partes involucradas.
5. Compartir el plan de contingencia
Cuando se ha obtenido el visto bueno de las actuaciones que se pondr谩n en marcha frente a los eventos contemplados en el plan, este documento se debe compartir con las personas adecuadas.
Muchas organizaciones publican el plan de contingencia como un proyecto en la plataforma de gesti贸n empresarial. De esta forma, todos los empleados pueden acceder a la informaci贸n de su competencia en caso necesario.
El informe final se debe estructurar como una gu铆a paso a paso, para que cada quien sepa c贸mo reaccionar ante un evento.
Los planes de contingencia se deben revisar peri贸dicamente para determinar si han surgido nuevos riesgos o ha cambiado la probabilidad o gravedad de alguno. Puede ocurrir que algunos de los escenarios contemplados hayan perdido vigencia o que hayan surgido otros que no estaban incluidos.
Las grandes empresas le conceden mucha importancia a este tipo de estrategias, pues son conscientes de que es la mejor forma de prevenir situaciones que pueden afectar gravemente la continuidad de la actividad.
Por el contrario, muchas peque帽as y medianas empresas no saben qu茅 es un plan de contingencia ni para qu茅 sirve. Valorar los posibles escenarios con los que se puede encontrar una compa帽铆a y tener planes alternativos es vital para la supervivencia.
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