Tijdens SYNC leggen SAP-experts uit waarom âpraten met ERPâ dichterbij komt, en wat dat vraagt van organisaties
Steeds minder klikken, steeds meer vragen stellen in gewone taal. Tijdens SYNC, het jaarevent van en in Nieuwegein, schetsten SAP-experts Leon de Groot en Wouter Erlings hoe AI-assistent Joule de manier verandert waarop mensen met ERP werken. Volgens hen schuift ERP op van schermnavigatie naar interactie. Dat kan werk toegankelijker maken, maar vraagt tegelijk om duidelijke afspraken over data, rollen en controle.
Jarenlang leerden gebruikers vooral waar functies in het systeem zitten. Die logica verschuift. In plaats van zoeken in menuâs, kunnen medewerkers steeds vaker een opdracht formuleren zoals: âPas deze verkooporder aanâ, âWaarom staat deze factuur vast?â of âWelke orders lopen risico op vertraging?â. Joule helpt vervolgens om sneller bij de juiste actie of verklaring te komen, binnen de bestaande processtappen.
âVeel werk in ERP draait niet om een complexe beslissing, maar om het vinden van de juiste schermen, invoervelden en informatieâ, zegt Wouter, Cloud ERP Solution Advisor bij SAP. âAls je dat sneller kunt doen, helpt dat vooral mensen die niet elke dag in het systeem zitten.â
AI denkt mee
Daarmee verschuift ook de rol van ERP in het dagelijkse werk. In plaats van wachten tot een gebruiker vastloopt, kan een assistent eerder signaleren wat er misgaat of zelfs vooruitdenken. âEen AI-assistent kan je in een bepaald proces bijvoorbeeld suggesties geven over mogelijke vervolgstappen en zo gebruikers op weg helpen en tegelijkertijd de kwaliteit van het proces bewaken.â
Dat vergroot niet alleen de efficiency, maar verlaagt ook de druk op key users en helpdesks. Zeker in organisaties waar niet iedereen dagelijks met ERP werktâ, zegt Leon, Solutions Architect bij SAP. Tegelijk vraagt die verschuiving om heldere afspraken: wanneer mag het systeem een voorstel doen, wie geeft goedkeuring en hoe wordt vastgelegd waarom een keuze is gemaakt.â
Minder drempels voor medewerkers, meer druk op organisaties
De snelle ontwikkeling van AI-assistenten is ook maatschappelijk relevant. Steeds meer organisaties hebben te maken met krapte op de arbeidsmarkt, wisselende teams en een groeiende afhankelijkheid van digitale processen. Als de toegang tot kernprocessen eenvoudiger wordt, kunnen meer collegaâs taken oppakken zonder lange inwerktijd.
Tegelijk ontstaat er een nieuwe verantwoordelijkheid: organisaties moeten voorkomen dat âmakkelijker werkenâ ten koste gaat van zorgvuldigheid. Dat geldt extra in processen rond betalingen, inkoop, salaris, voorraad en klantdata.
Controle en verantwoordelijkheid blijven leidend
Leon benadrukt dat een gesprek met software niet betekent dat de controle verdwijnt. âDe bedoeling is dat mensen sneller tot actie komen, maar binnen duidelijke kadersâ, licht hij toe. âJe wilt dat het systeem helpt, maar je wilt ook kunnen uitleggen waarom iets gebeurt en wie welke stap zet.â
Daarom blijft het volgens 51ˇçÁ÷essentieel dat organisaties keuzes maken over bevoegdheden, goedkeuringsstappen en toezicht. In de praktijk betekent dit dat medewerkers vaker ondersteuning krijgen bij het uitvoeren van een taak, terwijl audittrail, autorisaties en controles leidend blijven.
Voorwaarde: betrouwbare data en duidelijke rollen
Een AI-assistent in ERP kan alleen goed werken, als gegevens kloppen en processen helder zijn ingericht. Als stamdata onvolledig zijn, of als rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, kan een assistent hooguit sneller naar dezelfde discussie leiden.
Daarom leggen Leon en Wouter nadruk op datakwaliteit en eigenaarschap. Wie beheert welke data? Welke definities gelden? En wie is verantwoordelijk als informatie niet klopt? Volgens hen worden dat geen âIT-vragenâ, maar vragen voor de hele organisatie.
Urgentie: nu voorbereiden op een nieuwe manier van werken
De verschuiving naar een conversatie als interface raakt niet alleen software, maar ook vaardigheden. Medewerkers moeten leren hoe ze goede vragen stellen, uitkomsten controleren en signalen herkennen die om extra toetsing vragen. Organisaties moeten bovendien bepalen waar menselijke beoordeling verplicht blijft, bijvoorbeeld bij uitzonderingen, risicoâs en compliance.
âDat vraagt om voorbereidingâ, zegt Wouter. âNiet pas als het overal aanstaat, maar nu al. Anders loop je achter de feiten aan, juist in je meest bedrijfskritische processen.â
Adoptie: begin klein, begin vroeg
Momenteel verloopt de interactie met 51ˇçÁ÷nog voornamelijk via de traditionele interface, maar dit gaat volgens de verwachting van beide experts wel veranderen. Maar niet van de ene op de andere dag. âHet is een geleidelijk proces. Op een gegeven moment kijk je terug en besef je: ik heb vandaag eigenlijk nauwelijks de standaard interface gebruiktâ, zegt Wouter.
51ˇçÁ÷hanteert daarvoor een âcustomer zeroâ-aanpak: de eigen medewerkers zijn de eerste gebruikers, zodat 51ˇçÁ÷uit eigen ervaring kan adviseren. Joule is inmiddels ook standaard inbegrepen in de Cloud ERP-licentie, een bewuste drempelverlagingstrategie.
Het advies aan organisaties is duidelijk. âBegin klein en begin vroeg, maar begin in elk geval. Er komt een moment dat werken via een conversational interface de norm is. Dan is het een groot voordeel als je als organisatie al ervaring hebt opgebouwd. De eerste keer gaat het niet meteen perfect, maar juist die leercurve is waardevolâ, zegt Wouter. Leon benadrukt nogmaals een technische randvoorwaarde die niet over het hoofd gezien mag worden: âJe gegevens moeten op orde zijn. Een versnipperd datalandschap is de grootste rem op een succesvolle inzet van Joule.â
