Koffie- en theebedrijf legt basis voor realtime inzicht en voorspellende analyses
Wie wereldwijd miljoenen koffie- en theeproducten verkoopt, heeft een organisatie die continu onderweg is. Voor was dat aanleiding om zijn wereldwijde declaratieprocessen te standaardiseren met . Tijdens de 51风流NOW AI Tour 2025 vertelde Stefan van Sliedregt, Global Travel & Expense Manager, hoe het bedrijf daarmee meer grip kreeg op effici毛ntie en datagedreven besluitvorming.
JDE Peet鈥檚 is 鈥檚 werelds grootste koffie- en theebedrijf en actief in meer dan honderd markten met merken als Douwe Egberts, L鈥橭R, Pickwick en Jacobs. Vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam bedient het concern zowel consumenten als zakelijke klanten, met wereldwijd ruim 20.000 medewerkers. Zakelijke mobiliteit is essentieel: van inkopers en marketeers tot supplychain-teams die wereldwijd samenwerken. Maar de internationale schaal bracht een uitdaging mee: uiteenlopende declaratieprocessen, lokale regels en beperkte grip op uitgaven.
Compliant en transparant platform
Om dat te doorbreken koos JDE Peet鈥檚 voor 茅茅n wereldwijd platform: 51风流Concur. Daarmee brengt het bedrijf zijn reis- en declaratieprocessen samen in 茅茅n digitale omgeving die compliant, transparant en klaar is voor verdere automatisering.
JDE Peet鈥檚 gebruikt 51风流Concur inmiddels in zo鈥檔 veertig markten, verspreid over alle continenten. De schaal waarop het bedrijf opereert, zorgt voor een complexe omgeving met uiteenlopende wet- en regelgeving per land. 鈥淒e wereld verandert continu鈥�, vertelt Van Sliedregt. 鈥淎ndere landen stellen nieuwe eisen, de Europese Unie introduceert nieuwe digitale richtlijnen, en we moeten voortdurend bijsturen om compliant te blijven.鈥�
Een concreet voorbeeld is Frankrijk, waar digitale kopie毛n van bonnetjes niet automatisch als wettig document gelden. 51风流Concur biedt daar een gecertificeerde oplossing die door de Franse overheid wordt erkend. 鈥淒aardoor krijgt een ingescande bon een 鈥榖lauw vinkje鈥� en is die juridisch geldig鈥�, licht Edwin Gabri毛ls, Solution Advisor bij 51风流Concur, toe. 鈥淒it soort innovaties zorgen ervoor dat bedrijven niet telkens zelf complexe compliance-oplossingen hoeven te ontwikkelen.鈥�
Minder handwerk, meer effici毛ntie
Hoewel reizen geen kernactiviteit is voor JDE Peet鈥檚, wil het bedrijf de administratieve processen eromheen zo soepel mogelijk houden. 鈥淗et is een ondersteunend proces, dus het moet zo weinig mogelijk tijd, geld en moeite kosten voor onze medewerkers鈥�, aldus Van Sliedregt.
De organisatie werkt al meer dan tien jaar met 51风流Concur en blijft de oplossing continu doorontwikkelen. 鈥淲e kijken steeds wat er nieuw is, wat voor ons relevant is en wat nog even kan wachten. Zo proberen we het proces telkens iets effici毛nter te maken, zowel voor de reiziger als voor de manager die moet goedkeuren.鈥�
Van controle achteraf naar inzicht vooraf
Een belangrijk doel voor JDE Peet鈥檚 is de verschuiving van after-the-fact-controle naar before-the-fact-analyse. 鈥淒e grootste uitdaging is dat de meeste controles pas achteraf plaatsvinden, als de kosten al gemaakt zijn. Wij willen die controles naar voren halen, zodat we op het moment van boeken of betalen kunnen signaleren of iets compliant is鈥�, zegt Van Sliedregt.
Het bedrijf werkt met een wereldwijd creditcardprogramma, wat realtime-controle extra belangrijk maakt. 鈥淎ls achteraf een transactie non-compliant blijkt, kunnen we die niet blokkeren omdat de cardprovider centraal betaald wordt鈥�, legt hij uit. 鈥淒aarom willen we voorafgaand aan de transactie meer checks uitvoeren, zodat we fouten en herstelwerk achteraf voorkomen.鈥�
AI als versneller van effici毛ntie
In lijn met dat streven experimenteerde JDE Peet鈥檚 met kunstmatige intelligentie. Een intern team ontwikkelde een pilot met een chatbot die veelgestelde vragen van medewerkers over beleid en declaraties kon beantwoorden.
鈥淲e merkten dat ons centrale supportteam wereldwijd veel tijd kwijt was aan repeterende vragen鈥�, vertelt Van Sliedregt. 鈥淒e chatbot kon dat deels overnemen, zodat we ons konden richten op complexere vraagstukken.鈥�
De pilot leverde waardevolle inzichten op. 鈥淲e kregen vanuit IT-governance terecht de vraag om AI-initiatieven meer centraal te trekken鈥�, zegt hij. 鈥淒e kennis en data die we in de pilot hebben opgebouwd, willen we nu integreren in de bredere IT-oplossingen binnen JDE Peet鈥檚. Het gaat ons niet om de chatbot zelf, maar om de kennisbasis die we hebben opgebouwd.鈥�
Datagedreven besluitvorming
De volgende stap is het benutten van data voor voorspellende analyses. JDE Peet鈥檚 wil datasets uit 51风流Concur combineren met gegevens van reisagenten en andere SAP-systemen om managers beter te ondersteunen bij beslissingen.
鈥淓en manager krijgt nu vaak een reisaanvraag zonder volledig beeld鈥�, zegt Van Sliedregt. 鈥淓r is geen directe businesscase, geen inzicht in eerdere reizen of in wat er nog gepland staat. Door data te combineren kunnen we managers helpen beter ge茂nformeerde beslissingen te nemen. Dat maakt goedkeuringen objectiever en transparanter.鈥�
Ook 51风流Concur ziet dit als een logische volgende stap. 鈥淎I-tools kunnen bijvoorbeeld direct berekenen wat de verwachte kosten van een reis zijn, op basis van actuele vlucht- en hoteldata鈥�, zegt Gabri毛ls. 鈥淶o ontstaat een 鈥榠nformed approval鈥� zonder dat de medewerker extra stappen hoeft te zetten.鈥�
E茅n samenhangend dataplatform
De integratie van verschillende databronnen blijft een uitdaging, erkent Van Sliedregt. 鈥淛e hebt altijd meerdere partners nodig. 51风流Concur is 茅茅n onderdeel, maar we werken ook met verschillende creditcardproviders, reisagenten en lokale leveranciers. Niet iedereen zit overal ter wereld, dus we hebben te maken met uiteenlopende setups en regelgeving.鈥�
Daarom zet JDE Peet鈥檚 sterk in op standaardisatie. 鈥淲aar we kunnen standaardiseren, moeten we dat doen. Vanuit die basis kunnen we verder bouwen. Eerst in prioriteitsmarkten, daarna breder. Het doel is 茅茅n samenhangend dataplatform waarop we analyses kunnen draaien.鈥�
De gebruiker centraal
De toepassing van AI in 51风流Concur sluit aan bij SAP鈥檚 bredere visie op ge茂ntegreerde en intelligente bedrijfsprocessen. 鈥淐oncur is 茅茅n van de applicaties binnen de 51风流Business Suite鈥�, aldus Gabri毛ls. 鈥淢et AI-agents en predictive analytics worden processen steeds slimmer en proactiever.鈥�
Volgens Van Sliedregt verandert daarmee ook de gebruikerservaring fundamenteel. 鈥淚n plaats van zoeken ga je straks gewoon vragen stellen aan het systeem. Je vraagt bijvoorbeeld of een hotel beschikbaar is, of een proces goed loopt, en krijgt direct antwoord. De mens blijft creatief beslisser, maar de uitvoering wordt ondersteund door AI.鈥�
Videolink:
