Um nachhaltig zu wachsen, benötigen Unternehmen nicht nur Weitsicht, sondern auch Agilität. Ein klarer Kurs, der sich selbst in Zeiten von Permakrisen und Superwahljahren bewährt, ist unerlässlich für den Geschäftserfolg. Hier nehmen CFOs eine wegweisende Rolle ein. Mit jeder neuen Unsicherheit werden ihre analytischen Fähigkeiten und datenbasierten Erkenntnisse für die Planungssicherheit im Unternehmen wichtiger. Laut einer aktuellen Umfrage von 51·çÁ÷Concur sind sich 90 Prozent der Finanzverantwortlichen einig, dass ihre . Sie betrachten es als ihre Kernaufgabe, ihre Firma gegen Unvorhergesehenes zu rüsten. Dabei setzen etwa zwei Drittel auf einen unverzichtbaren Partner: künstliche Intelligenz (61 Prozent).

KI ist Effizienztreiber und Analytiker

Entscheidender Pluspunkt für die Arbeit mit KI ist für die meisten CFOs die erhoffte höhere Gesamteffizienz durch straffere Prozesse (82 Prozent). Finanzteams brauchen oft sehr viel Zeit, um Daten immer wieder zu sammeln und zu korrigieren – durch intelligente Technologien wird ihre Arbeitsweise transformiert. Sich wiederholende Tätigkeiten an die KI abzugeben ist dabei nur der erste Schritt zum vollwertigen Einsatz in der Finanzabteilung. So , die zusätzliche Informationen über anfallende Ausgaben liefern. Die Erkenntnisse aus der Analyse dieser Muster helfen mögliche Risiken zu identifizieren und die Effizienz zu steigern. Oftmals sind es eben diese Zusammenhänge, die mittels manueller Analysen nicht dechiffriert werden können.

Die KI-gestützte Lösung und deckt so potenzielle Betrugsfälle auf. Zusätzlich kann künstliche Intelligenz Prognosen nahezu in Echtzeit erstellen und die Risikobewertung automatisieren. Das ermöglicht CFOs, schnell auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren und potenzielle Risiken abzuwehren, was in der Vergangenheit durch wirtschaftliche Bedingungen (56 Prozent) oder erschwerte Preiskalkulationen (45 Prozent) so nicht möglich war. Fundierte Einblicke (28 Prozent), genauere Prognosen (24 Prozent) und ein besseres Risikomanagement (66 Prozent) werden damit Schritt für Schritt möglich.

Wenn Prozesse Mitarbeiter nicht mehr frustrieren

Automatisierte Prozesse und Echtzeit-Analysen erleichtern Finanzabteilungen die Arbeit und können so für gesteigerte Produktivität und höhere Zufriedenheit sorgen. Wichtig ist dabei, dass KI-basierte Tools an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausgerichtet werden: Wo benötigen sie wirklich Unterstützung? Welche Aufgaben können durch KI gewinnbringend optimiert werden? Wer nicht den Dialog mit den betroffenen Mitarbeitenden sucht, wird höchstwahrscheinlich Fehler machen und die Technologie nicht gewinnbringend und zufriedenstellend einbinden.

Rund die Hälfte der Finanzverantwortlichen sieht großes Potenzial darin, die Steuerlast zu optimieren (47 Prozent). Auch hier und stellt gleichzeitig sicher, dass immer auf Basis der aktuellen Vorschriften gearbeitet wird. Besonders indirekte Steuern wie die Mehrwertsteuer verkomplizieren manuelle Prozesse, Compliance und das Ausgabenmanagement. Umsatzsteuerpflichtige Ausgaben aufwendig zu prüfen, muss dabei nicht mehr händisch von Finanzteams durchgeführt werden. Lösungen wie . Dadurch verringert sich das Fehlerrisiko, zum Beispiel im Ausgabenmanagement. Davon profitieren wiederum nicht nur Finanzverantwortliche – auch entlang der Vorschriften und freuen sich über eine schnellere Rückerstattung.

KI als Transformationsbegleiter statt Bedrohung

Der lang ersehnte Effizienztreiber bereitet CFOs gleichzeitig Sorgen in Hinblick auf die Relevanz ihrer eigenen Position im Unternehmen: Fast einstimmig sehen sie in KI-basierten Lösungen eine Bedrohung für sich oder ihr Team (98 Prozent). Dabei müssen Finanzteams künstliche Intelligenz als das sehen, was sie ist: eine zusätzliche, helfende Hand bei Finanzvorgängen. Besonders strategische oder ethische Entscheidungen können nicht von ihr getroffen werden und benötigen menschliches Einschätzungsvermögen. Ins Spiel kommt künstliche Intelligenz jedoch bei der fundierten Begründung dieser Entscheidungen – zum Beispiel, indem sie externe Faktoren für Absatzprognosen analysiert, die Risikobewertung automatisiert oder verschiedene Varianten von Finanzplänen entwirft.

KI revolutioniert Prozesse, und sorgt damit für gesteigerte finanzielle Sicherheit in der schnelllebigen, digitalen Welt. Trotz alledem dürfen Finanzverantwortliche die allgemeinen Risiken und Herausforderungen nicht aus den Augen verlieren, wenn sie künstliche Intelligenz in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Besonders im Finanzbereich eines Unternehmens liegen sensible Daten, die nicht in die Hände Dritter gelangen dürfen. Neben der Einführung entsprechender Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen ist es daher zwingend erforderlich, . Ein wesentlicher Schritt ist dabei, geprüfte KI-‑basierte Lösungen direkt in die Finanzsoftware einzubinden. Damit können Mitarbeitende an bestehende Prozesse anknüpfen und sie mithilfe von KI ausbauen – gleichzeitig bleiben sensible Daten an einem sicheren Ort und müssen nicht in ein externes Tool übertragen werden. Das ermöglicht Finanzteams einen bequemen Übergang zur KI-gestützten Arbeit, wodurch sie zum zuverlässigen Sparringspartner wird.

KI-Technologie und das große Ganze

Mit der richtigen Herangehensweise sind ein echter Hauptgewinn. Wie in vielen Bereichen ist es dabei zwingend notwendig, die Integration von künstlicher Intelligenz in den Fokus zu stellen und nicht inkonsequent von Zeit zu Zeit voranzutreiben. Dabei müssen alle betroffenen Mitarbeitenden an die Hand genommen und bei Bedarf Schulungen angeboten werden, damit das Potenzial von KI in der Finanzabteilung und darüber hinaus im gesamten Unternehmen voll ausgeschöpft werden kann.

The post Wie KI Finanzabteilungen transformiert appeared first on 51·çÁ÷News Center.

Spannungsverhältnis: Kosten sparen, Mitarbeiterzufriedenheit sichern

Die aktuell sehr unbeständige Wirtschaftslage rückt Finanzthemen in den Vordergrund. Budgets, Geschäftsausgaben und Gehälter werden zum Knackpunkt am Arbeitsplatz. Während Arbeitgeber, wo immer möglich, Kürzungen vornehmen werden, , um die steigenden Kosten des täglichen Lebens decken zu können.

Dieses Spannungsverhältnis führt bereits jetzt dazu, dass das in den Fokus rückt. Dabei stellen sich beispielsweise folgende Fragen: Welche Richtlinien für das Spesenmanagement müssen angepasst werden, um dem aktuellen Umfeld Rechnung zu tragen und Mitarbeitende bestmöglich zu unterstützen? Wie können Fristen für die Erstattung von Ausgaben verkürzt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht zu lange auf ihr Geld warten müssen? Wie können Finanzteams sicherstellen, dass es im Eifer einer schnellen Rückerstattung nicht zu Fehlern kommt?

In einer kürzlich durchgeführten zum Ausgaben- und Spesenmanagement in ihrem Unternehmen sowie den damit verbundenen Herausforderungen und Zielen. Was sind die wichtigsten Ergebnisse der Studie und warum wird die Prozessautomatisierung für die Bewältigung der aktuellen Kostenkrise immer wichtiger? Oder konkret gesagt:

Wie kann gutes Spesenmanagement die Mitarbeiterzufriedenheit steigern?

Ein gutes Spesenmanagement stellt sicher, dass Mitarbeitende Abrechnungen unkompliziert einreichen können und sie ihr . Der Einfluss solch optimierter Geschäftsprozesse auf die Mitarbeiterzufriedenheit sollte nicht unterschätzt werden.

Für viele Unternehmen zeigt die aktuelle Krise jedoch, dass ihre Prozesse rund um die diesen Herausforderungen noch nicht gewachsen sind. Einer der größten Konfliktpunkte sind die Richtlinien für das Arbeiten im Homeoffice – auch und vor allem weil neue Arbeitsmodelle als Folge der COVID-19-Pandemie immer gefragter sind. Dieser Trend scheint sich wegen der gestiegenen Lebenshaltungskosten allerdings gerade umzukehren: Während mehr als die Hälfte der Arbeitnehmenden wieder häufiger ins Büro gehen möchte, um zu Hause Energie zu sparen, geben 43 % der Befragten an, dass ihr Arbeitgeber sie dazu ermutigt, im Homeoffice zu arbeiten, um Strom- und Heizkosten im Büro zu sparen.

Sollten Unternehmen für die Nebenkosten aufkommen, wenn Mitarbeitende von zu Hause arbeiten?

Die Antwort lautet: Ja! Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Unternehmen zumindest einen Teil der Energiekosten ihrer Mitarbeitenden übernehmen müssen, wenn sie Remote Working weiterhin fördern möchten. Das stellt auch neue Herausforderungen an Finanzteams. Sie müssen im Blick behalten, welche Auswirkungen das auf die eingereichten Mitarbeiterausgaben hat, ob diese möglicherweise unverhältnismäßig steigen oder sogar außerhalb der Unternehmensrichtlinien liegen.

Letztlich bedeutet das für die Finanz-Experten im Unternehmen einen Spagat: Sie müssen effiziente Richtlinien für Geschäftsausgaben erstellen, welche sowohl die knappen Budgets berücksichtigen als auch die Mitarbeitenden zufrieden stellen.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung für ein erfolgreiches Spesenmanagement

Viele Prozesse beim Rückerstatten von Ausgaben sind auch heute noch manuell und dadurch in der Regel langwierig sowie anstrengend. Diese schlechten Erfahrungen haben bei Mitarbeitenden den Wunsch nach Prozessautomatisierung geweckt. So ist mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden der Meinung, dass eine ihnen die Abrechnung von Ausgaben vereinfachen würde. Ebenfalls die Hälfte der befragten Finanz- und Personalentscheider gibt an, dass man in ihrem Unternehmen noch zu sehr auf manuelle Prozesse setzt, die für hybrides Arbeiten nicht geeignet sind.

Ist der Prozess zur , können Mitarbeitende ganz einfach Fotos von Belegen in ein zentrales System hochladen, ohne Formulare ausfüllen zu müssen. Sind die Belege erst einmal im System erfasst, werden sie automatisch hinsichtlich der hinterlegten Unternehmensrichtlinien geprüft, bevor sie vom Finanzteam weiterbearbeitet werden.

Prozessautomatisierung ermöglicht aber nicht nur einen einfachen, intuitiven und schnellen Abrechnungsprozess, sondern hilft auch, zwei der derzeit größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben zu bewältigen.

1. Neue Richtlinien schnell implementieren:

   Haben sich Richtlinien geändert oder sollen etwa neu eingeführt werden, können sie schnell und einfach in das gesamte System integriert werden. Für Finanzteams reduziert das den Aufwand erheblich, da sie dies bisher manuell erledigen mussten. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn Unternehmen ihre an die neuen Anforderungen moderner und digitaler Arbeitsumgebungen anpassen möchten.

2. Fehleranfälligkeit reduzieren und Zeit sparen:

   Die Automatisierung von Geschäftsprozessen lässt bei der Überprüfung von Ausgaben hinsichtlich der Unternehmensrichtlinien wenig Spielraum für Fehler, wodurch Abrechnungen viel schneller überprüft werden können. Das spart der Finanzabteilung wertvolle Zeit, die sie in wertschöpfende Aufgaben investieren kann. Zudem wird so sichergestellt, dass Mitarbeitende ihre Ausgaben schnell erstattet bekommen.

Trotz gestiegener Kosten jetzt in Prozessautomatisierung investieren? Ja!

Obwohl die Automatisierung viele Vorteile für ein erfolgreiches Spesenmanagement mit sich bringt, ist es gerade angesichts des aktuellen Kostendrucks nicht einfach, Investitionen in neue Strukturen zu rechtfertigen. Meistens mangelt es an der Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen im Unternehmen oder am Verständnis für das Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Es ist nachvollziehbar, dass Entscheider in finanziell schwierigen Zeiten zögern, Geld auszugeben, wenn ihr Fokus eigentlich auf Kostenreduktion liegt. Wenn darüber hinaus Mitarbeitende den vollen Nutzen der Automatisierung des Ausgabenmanagements noch nicht erkennen, wird es noch schwieriger, diese entsprechend zu priorisieren. Dieses knifflige Gesamtumfeld hindert Entscheider aktuell eher daran, Zeit in das Verstehen neuer Anwendungen zu investieren, den Umgang damit zu erlernen oder die Vorteile einer Einführung zu erkennen.

Die erste Maßnahme, die man bei der ergreifen sollte, ist demnach nicht die Investition selbst, sondern mittels Wissenstransfer Überzeugungsarbeit bei den Entscheidern zu leisten. Dabei gilt es sicherzustellen, dass alle im Unternehmen verstehen, dass ein durch Automatisierung unterstütztes Spesenmanagement für Mitarbeitende die Einhaltung von Vorschriften erleichtert. Darüber hinaus sollte klar werden, dass damit eine effiziente, kostengünstige und komfortable Spesenabrechnung ermöglicht wird, was letztlich auch zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt. Wenn Führungskräfte diese Vorteile deutlich vermitteln, erhalten sie leichter Unterstützung für ihr Vorhaben – und können mit einem verbesserten Kostenmanagement in dem aktuell sehr volatilen Gesamtumfeld besser bestehen.

Sie möchten mehr über die Studie und Möglichkeiten zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit in wirtschaftlich schweren Zeiten erfahren? Dann laden Sie den Bericht herunter.

The post Hohe Lebenshaltungskosten: Der Wert von Automatisierung im Ausgabenmanagement appeared first on 51·çÁ÷News Center.

Nachhaltigkeit ist kein Megatrend. Nachhaltigkeit ist eine Aufgabe. Im Jahrzehnt des Handelns – wie es die Vereinten Nationen ausgelobt haben – ist es unsere Aufgabe, nicht nur Visionen für eine nachhaltige Zukunft zu skizzieren, sondern Fakten zu schaffen. So wie Entscheider in Unternehmen zu jedem Zeitpunkt Einblick in die finanzielle Lage des Unternehmens haben, braucht es künftig einen stetigen Einblick in solche Kosten, die das unternehmerische Handeln für die Umwelt verursacht. Das betrifft alle Unternehmensbereiche – ebenso wie Logistik und . Hier braucht es einen ganzheitlichen Blick, einen Control Tower, um den Status Quo zu erfassen und Nachhaltigkeit zum Kern aller unternehmerischen Prozesse zu machen.

Flexibel, aber nachhaltig: Die Mobilität der Zukunft

Im Besonderen betrifft das Thema Nachhaltigkeit den Mobilitätssektor. Hand aufs Herz: Mobilität ist – von der Flugreise über den Weg zur Arbeit bis hin zum Einkauf im Supermarkt um die Ecke – ein großer Verursacher von Kohlendioxidemissionen (CO2-Emissionen). Jeder hat es selbst in der Hand, den eigenen ökologischen Fußabdruck unterwegs zu reduzieren.

Um ein nachhaltiges Mobilitätsverhalten bei Mitarbeitenden zu fördern, müssen Travel Manager in Unternehmen zwei Herausforderungen meistern: Sollen in das alltägliche Mobilitätsverhalten integriert werden, dürfen sie zum einen nicht ineffizienter, komplizierter oder teurer als der Kohlenstoff-lastige Vorgänger sein. Zum anderen braucht es intelligente Anwendungen, die den CO2-Ausstoß messbar machen. Damit kann jeder sehen, wo es Optimierungsbedarf für sich selbst, aber auch für das gesamte Unternehmen gibt.

Intelligente Lösungen integrieren sich in den Alltag

Wie lassen sich beide Herausforderungen meistern? Ein spannendes Beispiel hierfür ist das , das 51·çÁ÷seit April 2021 für zwei Jahre als bundesweiten Piloten etabliert hat. Das Angebot ist ebenso simpel wie nachhaltigkeitsfördernd: Alle Mitarbeitende bekommen ein festgelegtes Budget, das sie individuell für die Verkehrsmittel ihrer Wahl einsetzen können. Sprich: Für Bahnreisen, E-Scooter, Bike- und Carsharing-Angebote, Taxi oder Mietwagen. Grenzen gibt es nur dort, wo die Wahl der Verkehrsmittel Nachhaltigkeitszielen im Wege steht, etwa bei Flugreisen. Für die Verwaltung setzt 51·çÁ÷auf die bereits um keine unnötigen Hürden aufzubauen. Das heißt: Mit Concur Expense werden Belege – wie Zugtickets und Taxiquittungen – via Foto in der erfasst und automatisch abgerechnet. Mit der SAP-Concur-Lösung Budget behalten User ebenso wie Projektmanager einen konsolidierten Blick über das vorhandene und das genutzte Budget.

Mobilität messbar machen – auch für den Dienstwagen

Eines muss jedoch klar sein: Das kann den Dienstwagen nicht ersetzen. Es erweitert die Möglichkeiten bei der Wahl des Verkehrsmittels. Richtigerweise bezeichnet , Procurement Specialist bei SAP, die Lösung daher als „Mobilitätsbuffet“. Gerade für Arbeitnehmende, die ländlich wohnen, spielt der Dienstwagen eine relevante Rolle, wie unsere zeigt. Um dennoch den CO2-Ausstoß weiter zu reduzieren, setzt 51·çÁ÷auf Elektroautos. Aktuell ist die einzige Lademanagement-Lösung, die in bestehende Geschäfts-, Finanz- und Reisemanagementlösungen integrierbar ist. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, da Abrechnung, Wartung und Energiemanagement in einer Lösung integriert sind. Es vereinfacht auch die Prozesse. So bereitete zum Beispiel das Laden in den eigenen vier Wänden Mobility Managern bisher Kopfschmerzen im Abrechnungsprozess. Mit der SAP-Concur-Schnittstelle können jedoch auch diese Kosten digital erfasst und erstattet werden. Das bedeutet einen Kostenvorteil für Arbeitnehmende und erhöht die Transparenz für Unternehmen.

Aus Daten Handlungspotenziale ableiten

Bleibt noch eine Option für die Reise: Das Flugzeug. Es ist gemeinhin bekannt, dass der Luftweg ein Problem für die CO2-Bilanz sein kann. Doch wer kann sagen, wie hoch die Emissionen letztlich sind? Mit haben wir eine Lösung etabliert, die nicht nur hilft, die CO2-Emmissionen aller Anbieter für jeden einzelnen Flug sowie im Jahresüberblick zu messen. Mit der Lösung erhalten Nutzende auch praktische Hinweise, wie sie einen CO2-Ausgleich schaffen.

Kurzum: Für alle Verkehrsmittel kann der ökologische Fußabdruck messbar und damit optimierbar werden. Manchmal genügt allein in die Information über den CO2-Ausstoß, um für die Wahl nachhaltiger Optionen motiviert zu werden. Und so kann jeder Einzelne mit jedem zurückgelegten Meter nachweislich die CO2-Bilanz des Unternehmens verbessern.

The post Climate Action braucht Daten: Den CO2-Fußabdruck unterwegs messbar machen appeared first on 51·çÁ÷News Center.

Das haben auch deutsche Travel Manager erkannt. Zwei von drei geben in unserer aktuellen an, dass sie bereits Änderungen vorgenommen haben, um einen größeren Fokus auf Nachhaltigkeit zu legen.[1] Die Frage bleibt, wie Unternehmen neue Nachhaltigkeitsziele einhalten können, sobald sie den Geschäftsbetrieb wieder hochfahren. Das Geschäftsreiseumfeld bietet viel Potenzial, um Nachhaltigkeitsambitionen in die Tat umzusetzen. Voraussetzung für klimaschonendes Handeln ist, dass Unternehmen ihren tatsächlichen CO2-Fußabdruck kennen. Nur auf dieser Basis können sie ihr und effizient steuern. Sie können nur managen, was sie auch messen können und dabei unterstützen digitale Lösungen.

Diese fünf Ansätze können Unternehmen helfen, ihre guten Absichten in die Tat umzusetzen:

1. Nachhaltigkeit priorisieren und Bewusstsein schärfen: Auch wenn Nachhaltigkeitsthemen omnipräsent sind, braucht es Zeit, bis sich neue Verhaltensmuster durchsetzen. Geschäftsreisende erachten mangelnde Unterstützung und Freigaben durch Führungskräfte als größtes Hindernis für die Einführung nachhaltiger Reisen (17 Prozent). Doch die Verantwortung liegt nicht allein bei den Vorgesetzten. Der erste Schritt liegt darin, das Nachhaltigkeitsbewusstsein über alle Hierarchieebenen hinweg zu stärken. Bereits 2019 war laut SAP-Concur-Studie für 80Prozent der Geschäftsreisenden der eine wichtige Angelegenheit. Allerdings verfügten nur 39 % über die notwendigen Informationen, um Geschäftsreisen nachhaltiger zu gestalten. Hier gilt es, Auswertungen zum eigenen CO2-Fußabdruck bereitzustellen und Reisende mit Tipps und Richtlinien zu unterstützen.

2. Reiserichtlinien mitdenken: Der Wunsch nach Veränderung ist unter Geschäftsreisenden deutlich spürbar: Die Hälfte der deutschen Befragten würde Reiserichtlinien und Budgets sogar absichtlich missachten, um nachhaltiger zu reisen.² Zukunftsorientierte Unternehmen kommen dem mit der Anpassung ihrer Reiserichtlinien zuvor. Sie können beispielsweise „Zug statt Flug“ innerhalb Deutschlands zur Regel machen oder Nachhaltigkeit mit der Präferenz von Direktflügen vor Kostenersparnis stellen. Visionäre Unternehmen appellieren zudem an die Eigenverantwortlichkeit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denkbar sind hier , die Flexibilität bei der Wahl von Verkehrsmitteln bieten, oder die Ergänzung um umweltfreundlichere Ãœbernachtungsalternativen.

3. Mehr als gute Vorsätze: Die nachhaltige Geschäftsreise steht und fällt mit dem eigenverantwortlichen Handeln der Belegschaft. Hier sollten Unternehmen fundiertes Wissen zu Nachhaltigkeitsthemen aufbauen. Unsere Studien zeigen, dass Arbeitgeber insbesondere bei der Aufklärung über umweltfreundliche Alternativen nachjustieren müssen: .² Allem voran fehlt aber der Zugang zu digitalen Tools, die die Nachhaltigkeit verschiedener Buchungsoptionen und das Budget anzeigen (67 %).² Das führt bei der Reiseplanung insgesamt zu einer Vernachlässigung umweltschonender Optionen.

4. Flexibilität auf ganzer Linie: Die Datengrundlage zur Erfassung des CO2-Fußabdrucks von Reisen, Ãœbernachtungen und Fahrten fehlt vielen Unternehmen also bisher. Da verwundert es nicht, dass 27 Prozent der deutschen Travel Manager die Umweltauswirkungen ihrer Geschäftsreisen gar nicht kennen.² , decken Einsparpotenziale auf und minimieren Fehler. Mit integrierten Buchungs-, Abrechnungs- und Genehmigungsprozessen können Unternehmen ihren Geschäftsreisenden die benötigte Flexibilität für nachhaltige Reiseoptionen bieten, gleichzeitig und ihrer gerecht werden. Hinterlegte Reiserichtlinien helfen Travel Managern zudem, die Kontrolle über Buchungen und Aufenthaltsorte zu behalten.

5. Anreize schaffen, Erfolge anerkennen: Geschäftsreisende in ganz Europa sind der Auffassung, dass Unternehmen mit Initiativen zum CO2-Ausgleich einen zusätzlichen Beitrag zur Klimaentlastung leisten (71 Prozent) können.² Auch hier bietet sich die Zusammenarbeit mit Partnern an, die etwa den CO2-Fußabdruck von Flügen berechnen, um in Klimaschutzprojekte zu investieren. Der regelmäßige Austausch von Best Practices und die Anerkennung von Erfolgen geben 66 Prozent der europäischen Geschäftsreisenden zusätzliche Anstöße, nachhaltige Geschäftsreisen zu etablieren. Die intrinsische Motivation der Reisenden kann zudem durch bessere Hospitality-Optionen, etwa in Form von Upgrades (59 Prozent) oder finanziellen Anreizen (48 Prozent), wertgeschätzt werden.²

Chancen durch Tracking der CO2-Emissionen

Das vergangene Jahr hat uns deutlich vor Augen geführt, wo Handlungsbedarf besteht. Unternehmen müssen Nachhaltigkeit in allen Geschäftsbereichen vorantreiben, allem voran bei ihren Geschäftsreisen. Hier schlummert viel Potenzial, das Unternehmen ausschöpfen können. Das Tracking der CO2-Bilanz schafft als Basismaßnahme eine klare Perspektive, um berufliche Reisetätigkeit umweltbewusst zu gestalten und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Anstatt in alte Muster zurückzufallen, heißt es jetzt mehr denn je, Innovationsgeist zu beweisen und so langfristig und verantwortungsbewusst im Wettbewerb zu bestehen.

[1] im Auftrag der SAP-Concur-Organisation, 2021

[2] Corporate Travel Sustainability Index, durchgeführt von

[3] SAP-Concur-Studie,

The post Mit den richtigen Daten zur nachhaltigen Geschäftsreise appeared first on 51·çÁ÷News Center.

1. Welche Bedeutung haben Geschäftsreisen für das Unternehmen?

Travel- und HR-Manager sollten die Notwendigkeit von Geschäftsreisen in der aktuellen Situation kritisch hinterfragen und ausloten, wie sie für die Sicherheit der Mitarbeiter unterwegs sorgen können. Klare und – selbst, wenn sie nur vorübergehend gelten oder weiterentwickelt werden. Bisherige Vorgehensweisen hinsichtlich der ¹óü°ù²õ´Ç°ù²µ±ð±è´Ú±ô¾±³¦³ó³Ù sollten ebenfalls neu bewertet werden. Unternehmen müssen mehr denn je sicherstellen, dass sie jederzeit wissen, wo sich die geschäftlich reisenden Mitarbeiter befinden und wie sie im Notfall mit ihnen kommunizieren können.

2. Wer muss Geschäftsreisen genehmigen?

Unternehmen sollten, zumindest vorübergehend, strengere Genehmigungsprozesse für Geschäftsreisen einführen. Bis die Situation sich wieder stabilisiert hat, sollten nach Möglichkeit ranghöhere Führungskräfte die Genehmigung für sämtliche Geschäftsreisen erteilen. So können Unternehmen ihrer ¹óü°ù²õ´Ç°ù²µ±ð±è´Ú±ô¾±³¦³ó³Ù für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter noch besser nachkommen. Schnelligkeit zahlt sich aus: hier , indem sie Reiseanträge über ihre Mobiltelefone prüfen und freigeben können.

3. Welche Ausgaben müssen in Richtlinien berücksichtigt werden?

Kunden zu Geschäftsessen einzuladen, war für Mitarbeiter vor den Social Distancing-Maßnahmen kein Problem. Und auch für Teammeetings, die während der Mittagspause abgehalten wurden, übernahm der Arbeitgeber mal den Lunch. Wenn Mitarbeiter nun aus ihren heimischen Büros zurückkehren und wieder auf Geschäftsreise gehen, müssen Unternehmen entscheiden, ob gemeinsame Aktivitäten und Ausgaben dieser Art wieder zulässig sind. Hierzu sollten klare werden. Dabei müssen die Regelungen der einzelnen Reiseländer berücksichtigt werden. Richtlinien sind ohnehin lebende Dokumentationen, die laufend angepasst und aktualisiert werden.

4. Wie können Kosten kontrolliert werden?

Für viele Unternehmen hat eine Sicherung des Cashflows aktuell oberste Priorität. Ausgaben müssen aktiv gemanagt werden, um Stabilität und Erholung zu ermöglichen. Ein wichtiger Aspekt der ist die vollständige Transparenz aller im Unternehmen anfallenden Ausgaben. Die Implementierung einer führt die Kosten zusammen. Ist das Rechnungshandling integriert, können Finanzspezialisten Ausgaben in Echtzeit einsehen und erhalten ein besseres Verständnis dafür, wo sie einsparen können. Gerade bei sich kurzfristig verändernden Reiseplänen und -kosten haben Unternehmen so eine stärkere Kontrolle über ihren Cashflow.

Fürsorge, Verantwortung und Flexibilität

Bei allen Änderungen, die in den nächsten Wochen und Monaten noch auftreten: und die Erfüllung der ¹óü°ù²õ´Ç°ù²µ±ð±è´Ú±ô¾±³¦³ó³Ù können nur gewährleistet werden, wenn die Mitarbeiter ein klares Verständnis der Richtlinien haben. Deshalb sollten Unternehmen diese nach Umsetzung auch deutlich an die sein. Gute Vorbereitung und Flexibilität sind das Gebot der Stunde.

Weitere Informationen:

Mehr zum Neustart nach den zahlreichen Erfahrungen aus der COVID-19-Pandemie Ìý´Ú¾±²Ô»å±ð²Ô Sie im E-Book .

The post Geschäftsreisen und die Pandemie: Vier Leitfragen für Unternehmen appeared first on 51·çÁ÷News Center.

Hier einige Punkte, die von entscheidender Bedeutung für den langfristigen Unternehmenserfolg nach Corona sein werden:

1. Kurs auf die Digitalisierung setzen

Es ist wichtig so positiv wie möglich nach vorne zu sehen statt zu bremsen und nichts zu tun. Vielmehr sollten Unternehmen diese auferlegte Entschleunigung für sich nutzen, um Optimierungen und Kursanpassungen vorzunehmen. Vor allem Unternehmen, die in puncto Digitalisierung bereits vor der Krise nicht zeitgemäß aufgestellt waren, möchte ich den dringenden Rat geben, den Schritt in die Digitalisierung nun zu gehen.

Die Digitalisierung wird zum kritischen Faktor für den aktuellen und zukünftigen Unternehmenserfolg. Ohne die digitalen Möglichkeiten wäre vieles von dem, was wir aktuell in der Krise leisten, nicht möglich. Agilität und Transparenz sind die Schlüssel zum Erfolg. Viele Unternehmen, aber auch staatliche Institutionen, sind dank ihrer Digitalisierungsstrategie weiter handlungsfähig. Sie können wertschöpfend tätig sein und den Markt bedienen. Nur mit der richtigen Technologie und einer Plattform mit angeschlossenem Netzwerk sehe ich schnell alternative Lieferanten und deren Produktverfügbarkeiten, wenn mein Anbieter Engpässe hat.

Aktuelle Gespräche mit unseren Kontakten zeigen, dass gerade die Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements gerne aufgeschoben wird. In der Konsequenz führt das zurzeit bei vielen Geschäftsreisenden dazu, dass Reisekosten nicht eingereicht und damit auch nicht erstattet werden können.

2. Agieren statt reagieren

Auf Unternehmen, die noch nicht in die digitale investiert haben, kommt damit möglicherweise nach der Krise ein großer unkalkulierbarer Kostenblock zu. Geschäftsreisende werden nicht nur ihre Reisekostenabrechnungen zur gleichen Zeit in der Buchhaltung abgeben, sie werden auf eine schnelle Erstattung drängen. Der manuelle Reisekostenabrechnungsprozess ist ohnehin schon fehleranfällig. Durch den Druck auf die Bearbeiter ist es wahrscheinlich, dass mehr Fehler übersehen werden. Das ist nur ein Punkt, auf den Finanzentscheider achten sollten.

3. Entwicklungen von morgen schon heute begegnen

Wir sehen bereits jetzt, dass die Welt der Geschäftsreisen nicht mehr so sein wird, wie sie einmal war. Selbst wenn sich die Lage aktuell einigermaßen beruhigt und Länder die Einreisebeschränkungen gelockert oder aufgehoben haben, gilt es weiterhin vorsichtig und wachsam zu sein. Reiserichtlinien und Prozesse im Unternehmen sollten dahingehend proaktiv überarbeitet werden, dass bereits bei der Reisebuchung ersichtlich ist, ob der .

4. Transparenz und Kontrolle erlangen

Viele Unternehmen stehen aktuell unter großem Druck und sehen die Notwendigkeit, Kosten genauestens zu prüfen. Dazu gehört auch der Posten der Reisekostenabrechnung und Unternehmen werden zukünftig stärker prüfen, ob eine Geschäftsreise wirklich nötig ist. Diese Unternehmen werden valide Daten benötigen, aber auch gute Genehmigungsprozesse für Geschäftsreisende. Intelligenten Prozesse und Anwendungen helfen dabei, die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu haben. Damit unterstützen sie Entscheider und Geschäftsreisende gleichermaßen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Finanzentscheider sollten jetzt gemeinsam mit Verantwortlichen aus dem Bereich Geschäftsreisemanagement die aktuellen Prozesse überprüfen und die Digitalisierungsstrategie auf diesen Bereich ausweiten. Zahlreiche Kundenbeispiele zeigen, dass dies viele Vorteile für das gesamte Unternehmen bietet und zu einem verbesserten Geschäftsergebnis führen kann.

Ãœber den Autor: Götz Reinhardt ist Managing Director MEE bei 51·çÁ÷Concur

The post Geschäftsreisemanagement in der neuen Normalität appeared first on 51·çÁ÷News Center.