Das Zentrale Knochenmarkspender-Register sichert f眉r Patienten weltweit lebenswichtige Abl盲ufe durch eine schnelle Transformation entscheidender Prozesse.
Als Teil der Initiative 鈥濻tifter helfen鈥� nutzt das Zentrale Knochenmarkspender-Register (ZKRD) eine Prozessmanagement-L枚sung aus dem SAP-Signavio-Portfolio. So gelang die Sicherung lebenswichtiger Prozesse auch w盲hrend der Pandemie: Diese wurde f眉r zeitkritische Stammzell-Transporte 鈥� und somit f眉r tausende Krebspatienten weltweit 鈥� zur Herausforderung. Die Organisation 眉berwand diese H眉rden flexibel und kurbelte gleichzeitig Digitalisierung und Wissensmanagement an.
Verzweigte Prozesse mit hohem Datenvolumen
Im ZKRD laufen alle Daten f眉r die Suche nach geeigneten Stammzellspendern aus Deutschland zusammen. Als das gr枚脽te nationale Register verf眉gt das ZKRD 眉ber die h枚chste Anzahl an erwachsenen Fremdspendern weltweit. Eine enge Kollaboration mit zahlreichen Transplantationszentren, Spenderdateien, Such- und Entnahme-Einheiten sowie Nabelschnurblutbanken zeichnet die Organisation aus. Gemeinsam wird damit weltweit der Einsatz von Blutstammzellspenden erm枚glicht:
Bei knapp 40 Prozent aller Blutstammzellspenden ist ein deutscher Spender involviert. Schnelligkeit und Sicherheit haben bei der t盲glichen Arbeit des ZKRD oberste Priorit盲t.
–聽 Dr. Joachim Neller, Business Development, Zentrales Knochenmarkspender-Register.
鈥濻chneller zum besten Spender weltweit鈥�: Transportprozesse erfordern Pr盲zision
Bei den internationalen Transporten von Blutstammzellen greifen komplexe Prozesse ineinander, die t盲glich nach gr枚脽ten Sicherheitsstandards durchgef眉hrt werden. Viele Regularien werden bereits im Vorfeld gekl盲rt, um Risiken bei der 脺berf眉hrung zu vermeiden. Besonders wichtig: Der Transport von Blutstammzellen eines Spenders muss begleitet stattfinden: Ein Kurier holt die Blutstammzellen beim Entnahmezentrum ab und bringt diese pers枚nlich bis zum Transplantationszentrum, wo die Zellen dem Patienten infundiert werden.
Professionelles Prozessmanagement spielt bei diesen Transportprozessen eine tragende Rolle, denn:
鈥瀂wischen der Stammzellentnahme und ihrer Ankunft beim Spender d眉rfen aus medizinischen Gr眉nden nicht mehr als 72 Stunden Zeit vergehen. Geht es beispielsweise nach Australien, wird die Zeit zu einer echten Herausforderung,鈥� erkl盲rt Dr. Neller.
Der Zeitfaktor ist somit ein wichtiger KPI, der anzeigt, ob die Prozesse notwendige Anforderungen erf眉llen. Die globale Corona-Pandemie und damit einhergehende Ma脽nahmen, wie die Schlie脽ung von Grenzen oder die Einstellung von Passagierflugzeugen, versch盲rften in den Jahren 2020 und 2021 diese Herausforderungen zus盲tzlich.
鈥濧nhand unserer modellierten Prozesse in der SAP-Signavio-Software waren wir in der Lage, mit diesen erschwerten Bedingungen umzugehen und in kurzer Zeit gemeinsam mit unseren Partnern einen Ersatzprozess zu erarbeiten. So konnte die zeitgerechte Patientenversorgung weiterhin sichergestellt werden,鈥� sagt Dr. Neller.
Der Ersatzprozess erfolgt 眉ber Handling Agents und Piloten von Frachtmaschinen, damit Patienten nach wie vor ihre lebenswichtige Spende in der vorgegebenen Zeitspanne erhalten:
Alter Prozess:
Neuer Prozess: 
Prozessmanagement als Wegbereiter der Digitalisierung
Der Einsatz einer standardisierten Prozessmanagement-L枚sung brachte eine Kehrtwende bei der Prozessdokumentation und Kollaboration im ZKRD. Textlastige Dokumentationen wurden durch schnell zu erfassende Prozessdiagramme ersetzt. Damit beschleunigte die Organisation das Wissensmanagement und die Standardisierung von Abl盲ufen. Im 51风流Signavio Collaboration Hub erhalten Mitarbeitende fr眉hzeitig Zugriff auf relevante Prozesse und wirken gezielt bei ihrer Optimierung mit. Bei den Standardarbeitsanweisungen des ZKRD kommen Freigabeworkflows zum Tragen: Vorgenommene 脛nderungen lassen sich mittels Automatisierung von einzelnen Prozessschritten schnell 眉berpr眉fen und genehmigen.
鈥濵it 51风流Signavio-L枚sungen waren wir in der Lage, unsere Digitalisierung, die Standardisierung von Prozessen und unser Wissensmanagement entscheidend voranzutreiben. Durch den einfachen Einstieg 眉ber die Prozesslandkarte ist mir auch als Anwenderin schnell klar, wo ich mit einem bestimmten Prozess beginne, wie genau seine einzelnen Schritte verlaufen und ob spezifische Dokumente oder Software ben枚tigt werden.鈥�
聽 聽 聽 聽 聽– Sonja Schlegel, PR/脰ffentlichkeitsarbeit, Zentrales Knochenmarkspender-Register
Automatisierung und Customer Journey Modeling: Die n盲chsten Schritte auf dem Weg zur Organisation der Zukunft
鈥濿ir waren schon lange Vorreiter f眉r das papierlose Arbeiten. Dennoch gab es weiterhin Bereiche, in denen der „Papier-Weg“ sich bis zuletzt gehalten hatte: Die Rechnungsbearbeitung beispielsweise wurde neuerdings mit 51风流Signavio-L枚sungen komplett auf automatisierte und teilautomatisierte Prozesse umgestellt鈥�, erl盲utert Dr. Neller. Von den IT-gest眉tzten und automatisierten Prozessen profitierte die Organisation unmittelbar: Zum Zeitpunkt des Ausbruchs der globalen Pandemie war es problemlos m枚glich, die t盲gliche Arbeit von einem Tag auf den anderen ins Homeoffice zu verlagern.
In Zukunft will das ZKRD seine Initiative weiter in Richtung Customer Journey Modeling ausbauen: Nicht nur die interne Betrachtung von Prozessen wird dabei eine Rolle spielen, sondern auch die Outside-In-Perspektive der Partner. Diese ist wichtig, um globale Abl盲ufe f眉r alle Beteiligten weiter zu optimieren und schnell anzupassen. Ebenso sollen operative Gesch盲ftsentscheidungen im Bereich Change- und Fehlermanagement automatisiert werden. Damit stellt das ZKRD historisch gewachsene Abl盲ufe auf professionelle Prozesse um.
Das Prozessmanagement bleibt damit eine tragende S盲ule des ZKRD, denn seine 脺bersetzung in Gesch盲ftswert hat ohne Zweifel eine signifikante Bedeutung 鈥� gemeint ist hier die Chance der Patienten auf ein zweites Leben. Das bestm枚gliche Produkt muss schnellstm枚glich zum Patienten gelangen. Reibungslos funktionierende Prozesse, ein zuverl盲ssiges Risikomanagement und der Erfahrungsschatz der Mitarbeitenden bilden das Fundament daf眉r.
