Una de las decisiones clave que puede tomar una empresa es la implementaci贸n de un ERP. Sin duda, supone dar un paso de gigante hacia la transformaci贸n digital, tan necesaria para mantener la competitividad en el mercado actual.
En este art铆culo vamos a repasar los pasos esenciales de este proceso, desde la elecci贸n de la soluci贸n digital ERP hasta su puesta en marcha.听
Beneficios de implementar un sistema ERP
Implantar un sistema ERP no es un lujo ni un capricho. Es una necesidad para las empresas que quieran crecer de forma sostenida. La transformaci贸n digital es un hecho imparable que est谩 cambiando el mundo tal y como lo conoc铆amos. Las organizaciones que no apuesten por modernizar sus procesos, est谩n abocadas a quedar obsoletas en muy poco tiempo.听
Los han sido dise帽ados para abarcar las actividades y recursos de la empresa. Sus principales caracter铆sticas son las siguientes:
- Optimizaci贸n del tiempo.
- Automatizaci贸n de procesos.
- Reducci贸n de tareas repetitivas.
- Minimizaci贸n de errores humanos.
- Control total de las actividades.
- Visi贸n global de la empresa en tiempo real.
- Agilizaci贸n en la toma de decisiones.
- Elaboraci贸n de informes.
- Gesti贸n de la contabilidad y las finanzas.
En resumen, este sistema es un planificador de recursos empresariales que ahorra tiempo, reduce costes e incrementa la productividad.听
Adem谩s, si el ERP est谩 equipado con la 煤ltima tecnolog铆a, como la inteligencia artificial, ofrece mayores funcionalidades. De este modo, las personas se pueden centrar en trabajos que aportan mayor valor a帽adido, lo que contribuye a crecimiento de la empresa.听
C贸mo elegir un buen partner de implementaci贸n de un ERP听
Una vez que se ha optado por la implementaci贸n de un ERP, el siguiente paso es elegir al partner m谩s adecuado, es decir, la empresa proporciona el software y lleva a cabo la transici贸n.听
En el mercado operan diversas compa帽铆as especializadas en ERP y puede resultar complicado decantarse por una. Lo m谩s recomendable es contactar con dos o tres que ofrezcan las funcionalidades que se requieren.
El siguiente paso consiste en comparar tres elementos esenciales: la proximidad (no necesariamente f铆sica), la relaci贸n calidad/precio y la solidez del proveedor:听
- Muchas empresas prefieren un proveedor que se encuentre en la misma ciudad o muy cerca. Sin embargo, la proximidad no es garant铆a de calidad. En la actualidad, es habitual el ERP en la nube. Por otra parte, la tecnolog铆a facilita las comunicaciones a distancia. No conviene cerrar las puertas a proveedores de prestigio por una cuesti贸n de lejan铆a.
- El precio es un factor importante, pero siempre hay que ponerlo en relaci贸n con la calidad del producto y del servicio. La m谩xima que dice que lo barato sale caro podr铆a tener aqu铆 su mejor ejemplo. La implementaci贸n de un ERP es una decisi贸n meditada que va a suponer un cambio profundo en la gesti贸n de procesos. Por este motivo, es m谩s aconsejable dar prioridad a la calidad sobre el precio.
- M谩s que el tama帽o del proveedor, es recomendable prestar atenci贸n a su solidez y trayectoria. Una empresa que lleve varias d茅cadas en el mercado, como ocurre con SAP, tendr谩 cientos o miles de clientes satisfechos y un bagaje muy dif铆cil de superar por un partner de nueva creaci贸n.听
Otro aspecto al que hay que prestar atenci贸n es a la rotaci贸n de personal. Resulta mucho m谩s confiable un consultor que tenga muchos a帽os de experiencia en la plataforma, ya que podr谩 sugerir mejoras y agilizar la puesta en marcha.听
Fases de implementaci贸n de un ERP听
Un proyecto de implementaci贸n ERP en una empresa se supone un cambio profundo, por lo que se desarrolla en varias etapas. Para que el cambio se realice de manera exitosa y 谩gil es importante contar con un buen partner, que acompa帽e a la empresa en todo el proceso.听
1. Planificar el procedimiento
Una vez que se ha tomado la decisi贸n de implementar un ERP, el primer paso consiste en planificar cuidadosamente la transici贸n de un sistema a otro. El 茅xito del proyecto depende en gran medida de la correcta planificaci贸n.听
En primer lugar, es necesario determinar qui茅nes ser谩n los interlocutores por parte de la compa帽铆a y de la empresa proveedora. Es imprescindible que los m谩ximos responsables de la organizaci贸n se involucren en el proceso de cambio.听
Durante la planificaci贸n tambi茅n se deben establecer las m茅tricas y los indicadores clave (KPI) que, posteriormente, servir谩n para valorar el rendimiento del nuevo ERP.
2. Definir los requisitos espec铆ficos del negocio
Esta fase es de crucial importancia, ya que sirve para analizar los procesos de la actividad empresarial y los requisitos espec铆ficos que debe satisfacer el ERP.
En una primera fase, la empresa proveedora del ERP debe estudiar con detalle el sector de negocio y su funcionamiento. Por este motivo, es importante contar con un socio que disponga de una dilatada experiencia implantando ERP en diferentes 谩mbitos de actividad.听
La empresa debe colaborar con el responsable del proyecto y proporcionar toda la informaci贸n posible sobre el funcionamiento de los departamentos. Tener confianza y delegar en el proveedor es vital para que los encargados de la implantaci贸n del ERP puedan llevar a cabo su trabajo con agilidad y eficiencia.听
3. Establecer la l铆nea temporal del proceso听
Todo proceso de implementaci贸n de un ERP debe seguir una l铆nea de tiempo en la que se marquen los diferentes hitos. La etapa de dise帽o del calendario de implantaci贸n es un buen momento para valorar las posibles mejoras en los flujos de trabajo que se pueden conseguir con la nueva soluci贸n digital.
El proveedor debe alinear las necesidades de la empresa con las funcionalidades del ERP para no dejar ning煤n 谩rea sin cubrir. El an谩lisis de alcance debe ser consensuado y aprobado por ambas partes antes de comenzar a trabajar en el cambio.
Las fechas establecidas deben ser lo m谩s realistas posible, teniendo en cuenta los diferentes hitos, verificaciones y pruebas que implica la adaptaci贸n al nuevo modelo. Solo as铆 se consigue implementar un ERP con 茅xito en la fecha prevista.听
4. Ejecutar la parametrizaci贸n
La parametrizaci贸n es la adaptaci贸n del software a los requerimientos de la empresa. En esta etapa se modifican y extienden las funcionalidades del programa, se eliminan posibles errores y se agiliza el tiempo necesario para los procesos. En definitiva, se optimiza el funcionamiento.听
Adem谩s, se configuran los accesos y permisos para cada usuario, se establecen los valores predeterminados, se inicializan los archivos y se conectan los dispositivos perif茅ricos. Es el momento de la puesta a punto del sistema, lo que requiere reuniones peri贸dicas para realizar un seguimiento estricto y detectar a tiempo cualquier posible desviaci贸n.
5. Realizar las pruebas
Antes de poner en marcha el sistema, es imprescindible realizar pruebas que simulen de forma realista y con datos reales los procesos de trabajo de la empresa.
Las verificaciones de esta fase se llevan a cabo en un entorno que permite controlar los fallos y corregirlos sin interferir en el funcionamiento de la compa帽铆a, que puede seguir operando con normalidad.听
Los responsables de los departamentos que participaron en la planificaci贸n previa son los encargados de realizar las pruebas de integraci贸n de sistemas, de calidad, de rendimiento y de usabilidad.听听
Cuando se han verificado todos los procesos, puede comenzar la implantaci贸n definitiva, no sin antes formar a los usuarios.听
6. Formar a los usuarios del ERP
La formaci贸n es un aspecto clave en todo proyecto de implementaci贸n de un ERP en una empresa. Los directivos deben informar sobre el nuevo sistema que va a entrar en funcionamiento, porque una buena comunicaci贸n interna es esencial para que los empleados se sientan predispuestos al cambio.
Asimismo, es fundamental proporcionar toda la necesaria , para que se sientan seguros con el nuevo ERP y puedan hacer un uso eficiente del mismo. Evidentemente, habr谩 un periodo de adaptaci贸n para solucionar dudas. Por eso, conviene hacer la transici贸n de la mano de un partner que camine al lado de la empresa en todo momento, con un servicio de soporte eficaz.
7. Puesta en marcha
El d铆a previsto se da el pistoletazo de salida y la empresa comienza a trabajar con el nuevo ERP en un entorno real. Es muy importante contar con el apoyo de la empresa que ha implantado el software, ya que esto proporciona tranquilidad y confianza a los usuarios.听
Es normal que durante los primeros d铆as surjan dudas o imprevistos. Poco a poco, la supervisi贸n del partner dejar谩 de ser necesaria y solo habr谩 consultas puntuales.
8. Auditor铆a del sistema
La auditor铆a es un procedimiento que se lleva a cabo pasado un tiempo desde que la empresa comenz贸 a operar con el nuevo sistema. El objetivo es realizar un seguimiento para verificar que todo funciona correctamente y que se han logrado las mejoras previstas en cuanto a optimizaci贸n de procesos, automatizaci贸n y eficiencia.
9. Incorporaci贸n de nuevas funcionalidades
Cuando el sistema lleva un tiempo funcionando con normalidad, es conveniente analizar si se requieren nuevas funcionalidades o cambios en la implementaci贸n. Las empresas evolucionan constantemente y una de las ventajas de las soluciones ERP es que son modulares y escalables.听
De esta forma, se adaptan a la perfecci贸n a las nuevas necesidades que surjan a lo largo del tiempo. Este aspecto es clave a para que las organizaciones se puedan actualizar r谩pidamente y con el menor coste posible a los cambios del mercado.
La implementaci贸n de un ERP es una decisi贸n clave para la empresa. Con esta peque帽a gu铆a hemos tratado de abordar los puntos esenciales a los que se debe prestar atenci贸n para elegir el mejor sistema.
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