Het werk en de impact van de afdeling inkoop beweegt steeds meer richting het primaire proces. De mate van operationele gereedheid van een dienst wordt bepaald door de snelheid waarmee de juiste mensen en het juiste materieel klaar zijn voor inzet. Wat dat betekent, verschilt van organisatie tot organisatie. De inzet van een gevechtshelikopter bijvoorbeeld, vraagt niet alleen om de helikopter en getrainde piloten. Je hebt immers ook onderhoudstechnici nodig en een hele supply chain van reserve-onderdelen.

Wat voor de inzet van een helikopter geldt, gaat op voor de inzet van elk denkbare functionaris of unit in het veiligheidsdomein, zowel ín de publieke ruimte als binnen de organisatie. Mensen moeten bevoegd en goed getraind zijn. En ze moeten blind kunnen vertrouwen op hun materieel.

Inkoop speelt hierin een niet te onderschatten rol. Sterker nog: de inkoop behoort misschien wel tot de meest onderschatte organisatieonderdelen. Trainingen, catering, wapens, uniformen, voertuigen, bureaustoelen en rollen afzetband; alles moet op een goed moment aangeschaft worden. Maar wél op de juiste manier.

Inkopen vraagt om discipline

Verstandig inkopen zorgt dat je op het juiste moment over de juiste mensen en materialen kunt beschikken. Maar verstandig inkopen zorgt er ook voor dat er simpelweg meer financiële middelen bespaard kunnen worden. Of die middelen kunnen ingezet worden voor de operatie.

Een recent rapport uit van de Nationale Politie illustreert dat heel mooi. De onderzocht hoe de Nationale Politie zou kunnen besparen. Uit het rapport dat de Task Force opstelde, blijkt zonneklaar dat slimmer en met meer discipline inkopen hét belangrijkste domein is waar de politie de komende jaren structureel geld kan besparen, oplopend tot wel 200 miljoen euro.

Veiligheidsorganisaties zouden in mijn ogen de balans tussen taken en middelen moeten zien te herstellen. Dat vraagt om discipline om zaken op een consistente manier te begroten, te plannen en uit te voeren. Alleen zo kun je meebewegen met veranderende prioriteiten. Laat ik een voorbeeld geven. De politie beschikt over waterwerpers van de allerhoogste kwaliteit, terwijl die machines maar beperkt ingezet worden. Waarom zou je peperdure machines aanschaffen als je ze nauwelijks gebruikt?

Tegelijkertijd kan inkoop ook zorgen dat investeringen weloverwogen gebeuren. In het veld moet je voor 110% op je materieel kunnen vertrouwen. Wanneer je daarom de állerbeste drone aanschaft, is dat vaak ook de duurste. Maar misschien gebruik je die drone alleen voor surveillance, terwijl je daar ook best een wat mindere drone voor had kunnen gebruiken. Daarom stelt de Task Force Ombuigingen voor om niet altijd voor het aller-allerbeste te gaan. Goed is goed genoeg.

Voor de helderheid: ik stel niet dat agenten met materiaal van mindere kwaliteit moeten werken. Maar men kan wél veel slimmer, consistenter en met meer discipline kijken naar de materialen die ingekocht worden. Door bovendien af en toe een business case te maken zorg je voor inzicht. Enerzijds geeft het een beeld van de te behalen doelen. Anderzijds geeft het een beeld van alle directe en indirecte kosten die met de aanschaf gemoeid zijn. Hoe dan ook draagt dat integrale kostenplaatje bij aan een weloverwogen beslissing.

Geen silo

We moeten af van de gedachte dat inkoop in een silo opereert. Inkopers kunnen een adviserende en ondersteunende rol spelen en units helpen met het verwerven van de juiste middelen, inclusief het opstellen van technische specificaties en het organiseren van integrated logistic support. Inkoop kan sturen op basis van contracten en afspraken. Het werk van een inkoper gaat veel verder dan alleen het benaderen van civiele leveranciers.

Een strak inkopende organisatie is bovendien gebaat bij een goede balans tussen centrale en decentrale inkoop. Niet álles hoeft centraal ingekocht te worden, maar je kunt wel centrale afspraken maken en je units vervolgens decentraal in staat stellen om zaken aan te schaffen binnen dat raamwerk. Met de juiste digitale ondersteuning is het geen probleem om dat te organiseren. Je voorkomt dan ook dat er centraal iets uitonderhandeld wordt met een leverancier zonder dat dit op de werkvloer bekend is, waarna het materiaal alsnog aangekocht of aanbesteedt wordt. Bij een ander. En tegen veel slechtere voorwaarden.

Daarnaast hebben dat inkoopproces en het ondersteunende inkoopsysteem uiteraard ook een budgetbewakingsfunctie in zich. Dankzij die eenvoudige budgetbewakingsfunctie hoeft inkoop niet langer in Excel bij te houden welke prijsafspraken en budgetplafonds afgesproken zijn met de leveranciers van al die artikelen. Dat regelt zich eigenlijk vanzelf.

Veilig inkopen

Nou is het inkoopproces van organisaties in het veiligheidsdomein natuurlijk niet één op één vergelijkbaar met, zeg, een accountantskantoor of een sportschool. Het inkoopproces moet niet alleen snel en soepel verlopen, maar ook veilig. Een organisatie die met undercover-eenheden werkt bijvoorbeeld, wil makkelijk een voertuig aan kunnen schaffen dat bij de operatie past. Het is dan niet handig wanneer andere mensen die toegang hebben tot het systeem het nummerbord, het merk, type en de kleur van zo’n voertuig zien. Organisaties die actief zijn in het veiligheidsdomein, zijn dan daarom gebaat bij een modern en gestroomlijnd inkoopproces waarbij het sourcen van materialen niet alleen snel en soepel verloopt, maar ook veilig, onder strikte voorwaarden, hermetisch afgeschermd en met een sterk autorisatie-concept.

Organiseer inkoop centraal

Het is belangrijk dat inkoop centraal georganiseerd wordt. Met uitzondering van specifieke operaties, verjaardagstaarten en bossen bloemen, zou zo’n beetje alles via het centrale inkoopproces georganiseerd kunnen worden.

Dat wil overigens niet zeggen dat alles dan ook daadwerkelijk door dat centrale team ingekocht wordt. Inkoop zorgt vooral voor de juiste kaders. Binnen die kaders is het bijvoorbeeld heel goed denkbaar dat afzonderlijke locaties, units of medewerkers zelf eenvoudig en op een gebruiksvriendelijke manier hun bestellingen doen. Denk aan een centrale webshop waar je terecht kunt voor je uniform en andere benodigdheden. Of denk aan een centrale portal waar je eenvoudig de juiste trainingen voor jouw unit bestelt.

Door inkoop slim te stroomlijnen en te centraliseren wordt het ook nog veel eenvoudiger om permanent de vinger aan de pols te houden bij leveranciers en allerlei risico’s weg te nemen.

Een robuust en betrouwbaar inkoopproces

51·çÁ÷werkt veel voor organisaties in het veiligheidsdomein. Overal ter wereld helpen wij uiteenlopende diensten om het niveau van hun inkoopprocessen te verhogen met een robuust, betrouwbaar, end-to-end inkoopproces. Dat heeft allerlei voordelen. Zo wordt het veel makkelijker om snel de juiste producten en diensten aan te schaffen en vlot beschikbaar te stellen. Maar het wordt ook eenvoudiger om de band met leveranciers te managen en ook nog eens te profiteren van scherpe prijzen en betalingskortingen.

Wanneer organisaties die actief zijn in het veiligheidsdomein zonder moeite de juiste producten en diensten inkopen, wordt het eenvoudiger om hun operationele gereedheid te verbeteren en op de juiste manier invulling te geven aan hun taken.

Wil je hier meer over weten? Neem dan gerust contact met me op. Ik praat je graag bij over de mogelijkheden van 51·çÁ÷voor organisaties die zich in het veiligheidsspectrum bewegen.

The post Gedisciplineerd inkopen zorgt voor betere balans tussen taken en middelen in het veiligheidsdomein appeared first on 51·çÁ÷Nederland Blogs & Nieuws.

Vertrouwen creëren, is zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Politieke prioriteiten vertalen naar activiteit-gebaseerde plannen en begrotingsplannen aan het begin van het jaar. Om die plannen en begrotingen vervolgens gericht uit te voeren. En aan het einde van de periode te rapporteren over de uitvoering, de kosten, de (maatschappelijke) opbrengsten en de redenen waarom gedurende het jaar bepaalde prioriteiten gelegd zijn.

En precies daar gaat het vaak mis. Want de inzet van veiligheidsorganisaties valt nou eenmaal niet zo nauwkeurig te plannen. Wanneer de Maas buiten zijn oevers treedt en dorpen onder water lopen, komt iedere dienst in actie. Er moet gehandeld worden. Er moeten mensen gered en dijken gebouwd worden. De operatie krijgt altijd prioriteit, daar gaat het geld naartoe. Als ergens behoefte aan is – boten, zandzakken, een helikopter, extra mensen – dan wordt dat geregeld. Wat de financiële impact van die inzet is, is op dat moment minder belangrijk. Gelukkig maar. Want dat is wat wij als burgers op dat moment van de overheid vragen.

Daar komt bij dat de financiële impact van zo’n inzet op dit moment nauwelijks inzichtelijk te maken is. Het is simpelweg te ingewikkeld. Daardoor worden belangrijke beslissingen niet genomen op basis van datagedreven afwegingen, maar op basis van de mate van urgentie die gevoeld wordt. Hoewel dat begrijpelijk is, zou het toch mooier zijn als dit soort ingrijpende keuzes onderbouwd gemaakt wordt, ook onder extreme druk.

Uiteindelijk moeten die inzichten er toch komen. Aan het einde van de periode moet immers inzichtelijk gemaakt worden hoe de dienst de beschikbare middelen heeft ingezet en waarom. En dán wordt het lastig. Want dan blijkt opeens dat de inzet tijdens de overstromingen een zware financiële wissel getrokken heeft die de rest van het jaar te voelen was.

Niemand lijkt zich daar gedurende het jaar enige zorgen over te maken. Dat verandert pas wanneer er aan het einde van de periode rode cijfers gepresenteerd worden. Of wanneer blijkt dat de dienst politieke prioriteiten niet heeft gevolgd en gemaakte afspraken niet kon nakomen, simpelweg omdat de budgetten uitgeput waren.

Afstand

We zien dit vaker bij diensten in het veiligheidsdomein. Wat in mijn ogen vooral ten grondslag ligt aan die uitdaging, is de afstand die bestaat tussen de bedrijfsvoering enerzijds en de operatie anderzijds. De financieringsstrategie en juiste allocatie van budgetten heeft direct impact op de mate van gereedheid. Het is daarom van belang om strategie, financiën en operatie naadloos met elkaar te verbinden.

Het is voor veel organisaties heel lastig om snel duidelijk te maken wat de daadwerkelijke kosten van een bepaalde inzet zijn en welke effecten dit vervolgens heeft op de beschikbare budgetten. Het is zo lastig omdat de informatie die voor zo’n berekening nodig is, vaak in verschillende en spreadsheets zit. Mogelijk is die informatie ook nog eens versnipperd over verschillende regionale organisaties. Het maken van een scenario op basis van ál die gegevens is een hels karwei dat ook nog eens behoorlijk foutgevoelig is.

Vertrouwen begint met financiën

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Wat veel mensen zich niet beseffen, is dat vertrouwen begint en eindigt met financiën, ook bij organisaties in het veiligheidsdomein. Missieprioriteit en bedrijfsvoering gaan hand in hand. Organisaties zouden veel meer vertrouwen kunnen winnen bij de politiek, de maatschappij en hun eigen organisatie als ze grip zouden hebben op hun cijfers en als ze dit ook laten zien. Dat betekent dat ze bij een kleine of grote inzet direct in beeld hebben wat de kosten of investeringen zijn en welke budgetten aangesproken moeten worden. Zo kan ook van tevoren transparant worden gemaakt wat de (financiële) consequenties zijn van bepaalde besluiten of gebeurtenissen.

Het accuraat anticiperen op en schuiven met capaciteiten en budgetten om te voldoen aan actuele situaties is hierbij cruciaal; net als de verantwoording hierop. Het zou helemaal geweldig zijn als er meerdere scenario’s gemaakt kunnen worden. Vervolgens kunnen alle betrokkenen op basis van deze berekeningen onderbouwd de juiste keuzes maken. Of ze kunnen de politiek en de maatschappij op basis van deze cijfers en conclusies verzoeken om aan te geven wat de prioriteiten zijn.

Ter Apel of toch niet?

Het Amsterdamse politiekorps gaf daar in de zomer van 2022 een mooi voorbeeld van. Het korps moest extra mensen leveren voor de screening van asielzoekers in Ter Apel. Dat deed het korps, maar vervolgens wel dat de inzet ten koste zou gaan van de aanpak van andersoortige problemen in de hoofdstad. Hetzelfde geldt ook voor Defensie die te elfder ure een moest inrichten om Ter Apel te ontlasten. Ook dit was niet te voorzien.

Door het zo transparant te maken, werd heel duidelijk dat het aanpassen van prioriteiten tot de realiseerbare mogelijkheden behoort, maar dat het ook gevolgen heeft. Je ziet maar zelden dat een dienst op deze manier opereert. Toch schept juist deze aanpak vertrouwen. Je krijgt immers het gevoel dat degenen die over deze beslissing gaan, in control zijn. Ze hebben grip op hun data. Ze weten immers precies waar ze tegenaan gaan lopen als hun mensen naar Ter Apel gestuurd . Daardoor weten ze de juiste mensen in te zetten, met het gewenste resultaat. Bovendien kunnen ze ons, de burger, informeren over de consequenties van die keuze. Daardoor groeit ons begrip van de dynamiek waar dit soort organisaties mee te maken heeft.

Management heeft hier een belangrijke taak. Welke prioriteiten zijn vandaag belangrijk en hoe zit dat morgen? Moet er extra capaciteit naar Ter Apel of toch naar Amsterdam? Accurate planning van (operationele en financiële) scenario’s is van groot belang om te voldoen aan maatschappelijke prioriteiten. Inzichten uit deze processen maken dat veiligheidsorganisaties beter en sneller kunnen reageren op maatschappelijke veranderingen en daardoor veiligheid kunnen garanderen, zowel op straat als digitaal. Veiligheidsorganisaties zijn nu aan zet om dit inzicht te geven en het benodigde vertrouwen op te bouwen.

Focus op prioriteiten

Toch zien we dat veel organisaties in het veiligheidsdomein de meest basale vragen niet kunnen beantwoorden, laat staan dat ze in staat zijn om op basis van actuele ontwikkelingen slim budgetten toe te kennen en daar transparant verantwoording over af te leggen. Focus op de prioriteiten in combinatie met grip, controle en inzicht kortom, leidt tot een effectievere, gemotiveerde organisatie. Wanneer zich een situatie voordoet, wil je direct inzichtelijk kunnen maken wat de keuzes zijn en welke financiële middelen daarmee gemoeid zijn. Up to date financieel inzicht leidt tot betere beslissingen over inzet van menskracht en materieel. Je wil kunnen zien wat de opties zijn. Niet met behulp van spreadsheets maar met goed doorgerekende scenario’s. En als we voor optie A, B of C gaan, wil je bovendien precies kunnen zien wat effecten van die keuze zijn. Medewerkers vanuit bedrijfsvoering spelen hierin een belangrijke rol. Zij kunnen de heldere inzichten aanleveren ten aanzien van de gestelde prioriteiten en budgetten. Hierbij kunnen zij het bestuur behoeden voor overschrijdingen of het niet voldoen aan afspraken. Wanneer je de plannen vervolgens uit gaat voeren, kun je de vinger voortdurend aan de pols houden. Zo laat je zien dat je echt ‘in control’ bent en goed onderbouwd de juiste dingen doet. Met meer vertrouwen als resultaat.

Ben je werkzaam in het veiligheidsdomein? Dan hoor ik graag hoe jij voor vertrouwen zorgt in de organisatie, bij de politiek en het publiek. Lukt het jou om te zeggen wat je doet en te doen wat je zegt? Of heb je daar juist moeite mee? Laat het me weten!

The post Zorg voor veiligheid en vertrouwen door operationele inzetbaarheid, missie en financiering te combineren appeared first on 51·çÁ÷Nederland Blogs & Nieuws.