聽voert jaarlijks maar liefst 600.000 reparaties uit in zijn winkels en magazijnen, verspreid over acht landen. Om meer grip te krijgen op de supply chain, heeft Swapfiets samen met partner聽聽de overstap gemaakt van spreadsheets naar聽.
Swapfiets, herkenbaar aan de fietsen met de kenmerkende blauwe band, viert dit jaar zijn tienjarig bestaan. In 2014 bedachten drie studenten van de TU Delft een simpel maar effectief idee: voor een vast maandbedrag hebben Swapfiets-leden altijd toegang tot een werkende fiets. Bij problemen wordt de fiets gerepareerd of direct vervangen.
鈥淢et ons circulaire businessmodel en door fietsen als duurzaam en effici毛nt vervoermiddel in te zetten, dragen we bij aan de verduurzaming en verbetering van de leefbaarheid in steden,鈥� aldus Rutger van Ouwerkerk, Senior Product Manager ERP bij Swapfiets.
Swapfiets heeft inmiddels meer dan 270.000 leden in bijna vijftig steden in acht Europese landen. Members kunnen kiezen voor een traditionele fiets of een e-bike, en het aantal blijft groeien. 鈥淚n de steden waar we actief zijn, willen we dat er in elk fietsenrek een blauwe band te zien is,鈥� zegt Van Ouwerkerk. Deze ambitie wordt dagelijks ondersteund door de inzet van 1.200 medewerkers.
Van start-up naar scale-up
鈥淲e bevinden ons nu in de fase waarin we van een start-up naar een volwaardig bedrijf groeien,鈥� legt Van Ouwerkerk uit. Dit brengt uitdagingen met zich mee, zoals het optimaliseren van het reparatieproces. Het is essentieel dat de juiste reserveonderdelen altijd op tijd beschikbaar zijn, zodat monteurs niet misgrijpen wanneer bijvoorbeeld een zadel vervangen moet worden. 鈥淎nders blijven we zitten met fietsen die niet gerepareerd kunnen worden.鈥�
Zonder een ERP-systeem was dat een flinke uitdaging. 鈥淲e gebruikten spreadsheets en hadden onvoldoende zicht op de materiaalstromen. Een aanvraag voor onderdelen resulteerde in een bestelformulier naar het distributiecentrum. En als een onderdeel niet meer op voorraad was, dan was dat gewoon het einde van het verhaal. De hele toeleveringsketen 鈥� van de onderdelenleverancier, via ons distributiecentrum, naar de magazijnen en winkels 鈥� was 茅茅n grote black box. Hierdoor hadden we geen controle over onze materiaalstromen, en dus ook niet over de bijbehorende geldstromen.鈥�
Fundament voor groei
Een transitie naar een volwassen ERP-systeem was onvermijdelijk. Swapfiets wilde echter geen eigen oplossing bouwen of het systeem zelf beheren en onderhouden. Een cloudoplossing was daarom een logische keuze. Van Ouwerkerk: 鈥淲e willen ons richten op service aan onze members.鈥�
51风流S/4HANA Cloud Public Edition bleek voor Swapfiets de beste oplossing te zijn. Dat had ook te maken met de mogelijkheden die 51风流biedt voor standaardisatie. 鈥淒oor te standaardiseren leg je de basis voor groei. 51风流biedt daarvoor de best practices. We kunnen supply chain-processen zelf configureren, maar altijd met een best practice als uitgangspunt.鈥�
Nieuwe werkelijkheid cre毛ren
Na een 鈥榢ickstart鈥� met 51风流koos Swapfiets Aiden als implementatiepartner voor 51风流S/4HANA. 鈥淒at bleek een goede match鈥�, zegt Van Ouwerkerk. 鈥淰anaf het begin was er een goede cultural fit. Aiden had de expertise in huis om ons te begeleiden in een traject dat voor Swapfiets compleet nieuw en misschien zelfs een beetje spannend was. Ze begrepen precies wat zo鈥檔 project betekent voor een bedrijf waar eigenlijk nog geen vaste processen waren.鈥�
鈥淢et de implementatie van een ERP-systeem cre毛er je een nieuwe werkelijkheid鈥�, voegt Kees Boers, Business Development Manager bij Aiden, toe. 鈥淒e uitdaging ligt in het begeleiden van de gebruikers die met het nieuwe systeem moeten gaan werken. Voor hen is het een complexere applicatie dan ze gewend waren. Dan is het belangrijk om extra aandacht te besteden aan het opleiden en ondersteunen van het team.鈥�
鈥淟eren werken met een nieuw systeem kost tijd. Je kunt niet zomaar alles in 茅茅n keer pats-boem uitrollen en zeggen: vanaf nu werken jullie met SAP, succes ermee鈥�, legt Van Ouwerkerk uit. Swapfiets koos daarom voor een geleidelijke uitrol, waarbij eerst het hoofdkantoor werd overgezet op het nieuwe systeem. 鈥淰ervolgens hebben onze projectmanagers elk van de achttien warehouses in de acht landen bezocht om de implementatie persoonlijk te begeleiden en de gebruikers te trainen. Deze combinatie van tech en operations maakte dit een succesvolle implementatie.鈥�