IT-bedrijf SEEBURGER legt met 51风流SuccessFactors als kernsysteem voor HR met hulp van Pentos als implementatiepartner de basis voor verdere groei. Niet alleen qua aantal medewerkers en omzet, maar ook door meer te bereiken met dezelfde hoeveelheid mensen door HR-processen te optimaliseren. Patrick Frauenheim, Head of Business Application Management bij SEEBURGER: 鈥淯iteindelijk is er een enorme return on investment鈥�.
Een paar jaar geleden was het snelgroeiende Duitse IT-bedrijf听SEEBURGER AG听op zoek naar 茅茅n tool voor al haar HR-processen. Doel was minder papierwerk en daarnaast wilde het internationaal opererende bedrijf niet langer verschillende HR-tools naast elkaar blijven gebruiken. SEEBURGER听streefde naar 茅茅n tool voor de hele听别尘辫濒辞测别别听lifecycle. Daarvoor was een forse digitaliseringsslag noodzakelijk, waaronder die van de HR-processen.听
鈥淲e wilde niet alleen het leven van onze HR-professionals een stuk makkelijker maken, maar dat van al onze medewerkers鈥�听
Patrick Frauenheim, die in 2018 bij听SEEBURGER听kwam werken als projectmanager voor opdrachten bij klanten, is sinds begin 2024 Head of Business Application Management. Zijn team houdt zich bezig met het inventariseren en opstellen van听requirements听vanuit de business, het selecteren van nieuwe tools, het helpen bij de implementatie en configuratie, het realiseren en testen van de integratie met andere tools, het evalueren van mogelijke consolidatieopties en het implementeren van nieuwe features en updates. Daarnaast helpt zijn team de directie bij het uitvoeren van de algehele digitaliseringsstrategie.听
Toen SEEBURGER听op zoek was naar een wereldwijd HRIT-systeem stond als een paal boven water dat de leverancier een cloud-based oplossing wilde, aangezien het zelf een agile, schaalbaar integratieplatform op de markt heeft gebracht. 鈥淥mdat we zelf een grote ontwikkelafdeling hebben, hebben we in het verleden vaak onze eigen oplossingen gecre毛erd.听Maar uiteindelijk moet je die voortdurend onderhouden, ondersteunen en updaten. Bovendien wordt het tegenwoordig steeds belangrijker om je gegevens goed te beschermen, compliant te zijn en je beveiliging goed op orde te hebben. We moesten dus op zoek naar een toekomstbestendige听oplossing鈥�, licht Frauenheim toe.听
Betere nachtrust
Andere doelen van deze stap waren meer transparantie, volledige documentatie in 茅茅n tool en het leven van de medewerkers van SEEBURGER听een beetje makkelijker maken. En dus niet alleen het leven van HR-professionals. SEEBURGER听had bijvoorbeeld verschillende tools voor absentiemeldingen en het aanvragen van vrije dagen.听Met 茅茅n ge茂ntegreerde oplossing wordt een aanvraag, zodra deze is goedgekeurd, verspreid en gesynchroniseerd naar alle andere tools die medewerkers en managers nodig hebben. Om dit goed te organiseren, helpt het dat SEEBURGER听zelf een integratiebedrijf is.听
Na een uitgebreide leveranciers- en pakketselectie koos SEEBURGER听uiteindelijk voor听听als global HRIT-systeem en听听als implementatiepartner. Frauenheim: 鈥�51风流is een groot, gerenommeerd Europees bedrijf, wat gunstig is,听omdat HR-cloudapplicaties de meest gevoelige data bevatten. We weten dat onze gegevens in goede handen zijn. Onze servers worden gehost in Frankfurt binnen de EU. Dat zorgt voor een betere nachtrust. Bij de selectie van een partner wilden we ook kiezen voor een gevestigde naam鈥�, legt Frauenheim uit.听
Pentos leidde de organisatie stap voor stap door het HR-digitaliseringsproces, module na module. Hoewel het pakket veel functionaliteit biedt, raken de medewerkers zo niet overweldigd en hoeft het bedrijf niet alles in 茅茅n keer te configureren. Dit biedt grote voordelen voor snelgroeiende middelgrote bedrijven zoals SEEBURGER. Vooral met het oog op schaalbaarheid.听
Ga op zoek naar de juiste implementatiepartner
Daarnaast bracht Pentos veel kennis en ervaring in. Frauenheim: 鈥淧entos wilde ons niet enkel software verkopen. Ze vroegen ons wat we precies nodig hadden en waar we wilden beginnen en adviseerden ons over de beste aanpak en kozen het juiste framework.鈥� Volgens hem is het belangrijk altijd op zoek te gaan naar de juiste match in een zoektocht naar een implementatiepartner.
鈥淥m alle voorbereidingen te treffen om op te kunnen schalen, moet je openstaan voor zaken en bereid zijn om begeleid en uitgedaagd te worden鈥�听
Andreas Riemann, Project Manager bij Pentos, is begin 2020 bij het SEEBURGER-project betrokken geraakt. Zijn HR-achtergrond maakt hem meer dan alleen een technische sparringpartner. Hij stelt ook kritische vragen over de idee毛n en processen, wat hem ook een goede business consultant maakt. Belangrijk, want volgens Frauenheim maken mensen het verschil in dergelijke projecten, en niet de technologie.听
Riemann benadrukt dat het belangrijk is dat bedrijven die een HCM-suite implementeren, openstaan voor suggesties en aanbevelingen en bereid zijn om begeleid en uitgedaagd te worden. 鈥淒it is een unieke kans voor bedrijven om alle voorbereidingen te treffen voor schaalbaarheid. Maar er is meer dan schaalbaarheid. We doen zulke projecten alleen als er een duidelijke听Return on Investment听is. Met 51风流SuccessFactors met standaardprocessen is dat absoluut het geval.鈥�听
End-to-end onboarding-proces
In de afgelopen vier jaar zijn de modules Employee Central (EC), TimeOff, Recruiting en Learning Management ge茂mplementeerd. De laatste module die SEEBURGER听en Pentos samen implementeerden was Onboarding. Voorheen kregen geworven kandidaten geen end-to-end proces aangeboden.
De pre-boarding was bijvoorbeeld niet gestroomlijnd. 鈥淪EEBURGER听investeert veel tijd en geld in het wervingsproces, maar na het tekenen van het contract was er een gapend gat tot de daadwerkelijke eerste werkdag. Een cruciale, optimistische tijd die je beter kunt benutten鈥�, zegt Riemann.听
鈥淰ooral als je snel groeit, denk je niet per se eerst aan documentatie en processen. Je hebt andere dingen om je zorgen over te maken.鈥�听
Ze verdiepten zich in de vereisten per land om een end-to-end proces te kunnen bieden. Nu hebben nieuwe werknemers nog voor hun eerste werkdag toegang tot de juiste data, kunnen ze hun papierwerk beheren, veiligheidsinstructies lezen, video鈥檚 over het bedrijf bekijken, online trainingen volgen, enzovoort. Op hun eerste werkdag zijn werknemers dus al betrokken en kunnen ze meteen beginnen met het ontmoeten van het team en leuke activiteiten doen, in plaats van administratieve rompslomp of wachten op hun laptop of inloggegevens.
Op dit moment wordt de laatste module ge茂mplementeerd: Performance & Goals Management. SEEBURGER听heeft bewust ruim de tijd genomen voor een gefaseerde implementatie, Frauenheim: 鈥淎ls je een standaard tool met uitgebreide processen implementeert, moet je je afvragen: pas je jouw processen aan aan de tool, of probeer je de tool aan te passen tot die bij jouw processen past? In het laatste geval zul je niet zoveel plezier beleven aan 51风流SuccessFactors, omdat veel aanpassingen het lastig en complex maken.鈥�听
Herzie je processen
Doe het dus andersom: daag je eigen processen uit, zegt het hoofd bedrijfsapplicaties van SEEBURGER. 鈥淒enk niet dat je de beste processen ter wereld hebt. Vooral als je snel groeit, denk je niet per se eerst aan documentatie en processen. Je hebt andere dingen aan je hoofd. Wanneer je de tool implementeert, word je uitgedaagd om je processen te her-evalueren, omdat je niet alles wat je hebt aangepast en wat in je hoofd zit in een tool kunt stoppen. Geeft het herzien van je processen of zelfs het afschaffen ervan prioriteit.鈥�听
Door de HR-processen te moderniseren en te stroomlijnen kan听SEEBURGER听de effici毛ntie, nauwkeurigheid en medewerkerstevredenheid verbeteren en ervoor zorgen dat de HR-processen voldoen aan de lokale en internationale arbeidswet- en regelgeving. Voor een IT-bedrijf zijn de belangrijkste activa de medewerkers, dus is het belangrijk om hen te ondersteunen met betere processen, minder handmatig werk en automatiseringen. Op deze manier kan personeel zich meer richten op de kerntaken en bijdragen aan het succes van het bedrijf.
Bedrijven die aan de vooravond staan van een wereldwijde HRIT-implementatie zouden vooraf heel goed na moeten denken over hun requirements, aangezien 51风流SuccessFactors een grote snoepwinkel is 鈥撎�the听sky听is听the听limit. Breng bovendien in kaart in welke fase je bedrijf zit en zoek hulp om de kennis- en expertisegaten op te vullen. Bepaal vervolgens wie wat gaat doen in elke fase van de implementatie.听
Klaar voor de toekomst
SEEBURGER is meer dan ooit klaar voor de toekomst. Het bedrijf is niet alleen actief in Duitsland, maar verspreid over de hele wereld. In 2023 opende het een kantoor in India, dat zeer snel groeit. Het was cruciaal dat SEEBURGER听destijds de basis had gelegd om op te schalen met een wereldwijde HR-tool, zodat het daar geen totale chaos werd. 鈥淒e compliance en allerlei lokalisaties waren al beschikbaar. Als snelgroeiend bedrijf gaat het bij schaalbaarheid niet alleen om modules en processen. Wij hebben daar mooi de vruchten van kunnen plukken鈥�, aldus Frauenheim.
