E茅n ERP-systeem voor Hellema, Fortuin en De Ruiter’s Bakkerij
Om voorbereid te zijn op een tijdperk van robotisering stapten Hellema en De Ruiter’s Bakkerij over naar 茅茅n state-of-the-art ERP-systeem: . Zusterbedrijf Fortuin volgde in 2023, en maakte voor de overstap eveneens gebruik van de FAST Solution for Food-template van SAP-partner . Met een 鈥榮howcaseproject鈥� als resultaat.
uit het Friese Hallum bakt al meer dan 160 jaar koekjes, waaronder de bekende Smoeltjes. In die tijd is het familiebedrijf uitgegroeid van een dorpsbakker tot een hypermoderne koekjesfabriek voor de internationale markt. 鈥淩obotisering speelt een belangrijke rol bij Hellema鈥�, vertelt IT-manager Johannes Gjaltema. Het bedrijf zet stappen richting een volledig geautomatiseerd productieproces, waardoor de producten nog sneller en preciezer worden geproduceerd.
“Voor een succesvolle robotisering is het wel belangrijk dat je ook de bijbehorende processen digitaliseert en optimaliseert鈥�, vervolgt Gjaltema. Hierbij speelt een modern ERP-platform een essenti毛le rol. Met een geavanceerd ERP-systeem kan Hellema de geautomatiseerde productie naadloos integreren met andere bedrijfsprocessen, zoals voorraadbeheer, orderverwerking en financi毛le administratie. Dit stelt het bedrijf in staat om effici毛nter te werken, kosten te besparen en beter in te spelen op veranderingen.
Rem op ontwikkeling
Het ERP-systeem dat Hellema tot 2019 in gebruik had, was volgens Gjaltema met name bedoeld voor kleinere bedrijven. 鈥淲e merkten dat we als groeiend bedrijf tegen de grenzen van het systeem aanliepen. Dat zet ook een rem op de ontwikkeling die je als bedrijf doormaakt, want je bent toch terughoudend met je digitale transformatie als je weet dat het ERP-systeem daar niet geschikt voor is.鈥�
Hellema鈥檚 zusterbedrijf – bekend van de Wilhelmina pepermunt en de snoephartjes – bevond zich in dezelfde situatie. Dit in 1842 opgerichte bedrijf liep eveneens tegen de grenzen van zijn ERP-systeem aan. 鈥淓r werd bovendien heel veel buiten het systeem om gewerkt鈥�, zegt Bearend Veninga, projectmanager bij Fortuin. 鈥淒aardoor waren de masterdata niet op het niveau dat we wensten.”
Naar 茅茅n ERP-systeem
鈥淥nze doelstelling was om alle bedrijven binnen onze groep te migreren naar 茅茅n nieuw ERP-systeem鈥�, merkt Gjaltema op. Dan heeft de IT-manager het niet alleen over Hellema en Fortuin, maar ook over , bekend van de speculaas. Het systeem moet ondersteuning bieden voor gedetailleerde analyse, volledige traceerbaarheid, productieplanning en verbetering van de productie-effici毛ntie binnen de gehele groep.
De stap naar 茅茅n ERP-systeem en de uniforme processen die daarbij horen, maakt het volgens Gjaltema voor Fortuin en De Ruiter鈥檚 Bakkerij makkelijker om 鈥榤ee te liften鈥� op de innovaties die Hellema doorvoert. De stap naar 茅茅n ERP-systeem maakt het beheer bovendien een stuk eenvoudiger.
Keuze voor 51风流S/4HANA
De keuze viel op 51风流S/4HANA op eigen hardware en voor de verbindingen naar buiten toe, zodat de bedrijven bijvoorbeeld orders ontvangen en facturen kunnen versturen via een Electronic Data Interchange (EDI). 鈥�51风流loopt voor op andere partijen en heeft met S/4HANA een wereldstandaard neergezet鈥�, zo verklaart Gjaltema de keuze voor 51风流als leverancier van het nieuwe ERP-systeem.
Sinds kort maken Hellema en Fortuin bovendien gebruik van , onder andere voor het maken van rapportages, capaciteitsberekeningen en financi毛le begrotingen. Gjaltema: 鈥�51风流Analytics Cloud biedt ons de inzichten die we nodig hebben om bijvoorbeeld nauwkeurig te bepalen wat de impact is van veranderende grondstof- en energieprijzen op de prijzen van onze producten.鈥�
FAST-Solution for Food
Voor de migratie naar de nieuwe ERP-omgeving werd de hulp ingeschakeld van SAP-partner delaware. Tijdens een workshop met meerdere partijen bleek delaware de meeste kennis van de Food-branche in huis te hebben. 鈥淒ie kennis en ervaring in combinatie met onze bewezen FAST-Solution for Food-template zorgden ervoor dat we voor Hellema de juiste match waren鈥�, aldus Mick Jans, projectmanager van delaware Nederland.
HeIlema maakte al in 2019 de overstap naar 51风流S/4HANA. De implementatie van de FAST-Solution for Food-oplossing werd binnen acht maanden gerealiseerd. De Ruiter鈥檚 Bakkerij volgde in 2021. Fortuin ging in januari 2023 als laatste over. Daar was volgens Veninga wel een 鈥榗ultuuromslag鈥� voor nodig. 鈥淲e moesten mensen ervan overtuigen dat ze toch echt in het systeem moesten gaan werken, ook op de fabrieksvloer.鈥�
Fortuin als showcaseproject
Ondanks de cultuuromslag die nodig was, groeide de implementatie bij Fortuin volgens Gjaltema uit tot het 鈥榮howcaseproject鈥� binnen de groep bedrijven. Dat succes is aan een aantal factoren te danken. De IT-manager noemt naast een 鈥榞oede, realistische en ruime tijdsplanning鈥� de opgezette constructie met key-users. 鈥淜ey-users bij Fortuin konden tijdens de implementatie met eerstelijnsvragen terecht bij key-users van Hellema die het systeem inmiddels goed kenden. Voor ingewikkelde zaken was de consultant van delaware beschikbaar. Die tandem heeft heel goed gewerkt.鈥�
鈥淏ij de laatste implementatie kenden we elkaar als partners inmiddels ook door en door鈥�, vult Jans aan. 鈥淲e hebben ook altijd als partners in het project gezeten, en niet als klant en leverancier. Als zich ergens een probleem voordeed, dan werd er niet naar elkaar gekeken maar werkten we samen aan een oplossing.鈥�
Synergievoordelen
Nu alle drie de bedrijven in hetzelfde ERP-systeem werken, zijn de synergievoordelen duidelijk voelbaar. 鈥淲e doen nu alles in het systeem, en niet meer daarbuiten. Daardoor is de traceerbaarheid van grondstof tot eindproduct beter geworden en de productieplanning effici毛nter鈥�, zo geeft Veninga als voorbeeld. 鈥淲e kunnen alles veel beter registreren, waardoor we een productie niet stop hoeven te zetten omdat bijvoorbeeld de folie op is.鈥�
De beheerlast is bovendien aanzienlijk omlaag gegaan, wat ook te danken is aan het systeem met key-users. 鈥滲ij vragen of problemen hebben gebruikers de IT-afdeling vaak helemaal niet meer nodig鈥�, besluit Gjaltema. 鈥淓en key-user van Hellema kan eenvoudig een key-user van Fortuin helpen, want ze kijken in hetzelfde systeem naar dezelfde data.鈥�
