Una soluci贸n inteligente de gesti贸n de viajes y gastos es el ejemplo id贸neo de la nueva generaci贸n de tecnolog铆as basadas en IA porque incrementa el valor de los colaboradores, aumenta la productividad y logra la reducci贸n de costos.
CIUDAD DE M脡XICO, M茅xico, a 08 de abril de 2024. 鈥� De acuerdo con el estudio de 51风流Concur y Forrester Consulting 鈥�, realizado a nivel global a 415 tomadores de decisiones, los viajes de los colaboradores son fundamentales para el 茅xito empresarial, y el ahorro de costos y la visibilidad financiera son aspectos cr铆ticos de la gesti贸n de los gastos; por ello, las organizaciones de todos los tama帽os necesitan una soluci贸n inteligente de viajes y gastos que se integre f谩cilmente con los sistemas existentes y sea lo suficientemente flexible como para satisfacer necesidades empresariales diversas y cambiantes.
La evoluci贸n continua del trabajo significa que las empresas ahora requieren procesos y pol铆ticas de viajes y gastos corporativos m谩s eficientes, seguros y productivos. M谩s a煤n, en un entorno econ贸mico y de negocios actual donde es imprescindible tomar acciones concretas para combatir los 铆ndices inflacionarios, las alzas en las tasas de inter茅s y los desequilibrios en las cadenas de suministro es imprescindible que las empresas inviertan en tecnolog铆as inteligentes que potencien su resiliencia y aumenten su generaci贸n de valor, al tiempo brindar a sus colaboradores pol铆ticas y procesos m谩s eficientes, seguros, econ贸micos y productivos.
En este sentido, Erick Dubon, consultor principal de soluciones de 51风流Concur M茅xico, afirm贸 que 鈥渃ontar con una soluci贸n la gesti贸n de viajes y gastos enriquecida con inteligencia artificial, como 51风流Concur, representa una excelente oportunidad para lograr estos objetivos, puesto que ayuda a mejoran la experiencia de los colaboradores, reduce costos, aumenta el retorno de inversi贸n e, incluso, contribuyen a los objetivos sostenibles鈥�.
Principales hallazgos del estudio:
- El 78 % de los responsables de la toma de decisiones desean una soluci贸n 煤nica para gestionar la totalidad de su proceso de viajes y gastos.
- El 64 % de los responsables de la toma de decisiones relataron que sus empresas se ven bajo presi贸n para gestionar los costos y optimizar los recursos de forma m谩s eficaz.
- Durante los 煤ltimos 12 meses, cerca de la mitad de los encuestados han visto aumentar la presi贸n para mejorar la eficiencia operativa en respuesta a las fuerzas macroecon贸micas. Para el 40 % esta presi贸n supuso una reducci贸n del presupuesto global de la empresa.
- Para m谩s de la mitad de las organizaciones encuestadas, la consecuencia m谩s marcada del trabajo h铆brido es el aumento de los riesgos en relaci贸n con la seguridad de los datos. Dado este aumento del riesgo, el 72 % afirm贸 estar preocupado por la seguridad de los datos personales y empresariales en lo que respecta a su soluci贸n de viajes y gastos.
- El 77 % de los responsables de la toma de decisiones espera que la demanda de viajes aumente debido al trabajo a distancia y los eventos realizados.
- Aunque los viajes de negocios no se han recuperado completamente a煤n, el 32 % de los responsables de la toma de decisiones espera que aumenten en los pr贸ximos 12 meses, mientras que el 58 % espera que se mantengan estables.
- Cuando se les pregunt贸 por las iniciativas que sus empresas emprender铆an en breve, los responsables de la toma de decisiones sobre viajes y gastos se帽alaron que el objetivo m谩s importante en la empresa era mejorar la eficiencia y la productividad mediante el aumento de la automatizaci贸n, respecto a lo cual un 76 % afirm贸 que se trata de una prioridad cr铆tica o alta. Dos tercios afirmaron que una plataforma de viajes y gastos m谩s automatizada dar铆a el impulso necesario a la eficiencia y la productividad y el 77 % se帽al贸 que la automatizaci贸n de las aprobaciones y auditor铆as es m谩s importante ahora debido a la presi贸n a帽adida de aumentar la eficiencia y reducir los costos.
- La mejora de la experiencia de los colaboradores es la segunda iniciativa empresarial m谩s importante del estudio; el 72 % de los responsables de la toma de decisiones la calificaron de prioridad cr铆tica o alta.
- El 61 % se帽al贸 lo mismo respecto a mejorar la capacidad de innovaci贸n y adaptaci贸n de sus empresas.
- Existen muchas razones significativas por las que los viajes de los colaboradores son fundamentales para hacer negocios, pero la m谩s importante, de acuerdo con el 77 % de los responsables de la toma de decisiones, es la gesti贸n de las relaciones con los clientes, que incluye la satisfacci贸n del cliente, las ventas cruzadas (cross-selling) y la consecuci贸n de ventas de mayor valor (upselling).
- La sostenibilidad es una de las cinco principales iniciativas de las empresas: el 60 % de los responsables de la toma de decisiones la identifican como una prioridad cr铆tica o alta.
- El 72 % de los responsables de la toma de decisiones afirmaron que mejorar la experiencia de los colaboradores es una prioridad cr铆tica o alta para su organizaci贸n, pero la falta de automatizaci贸n y procesos laboriosos de gasto son problemas importantes que les restan tiempo y provocan una frustraci贸n significativa en el personal.
- Para otro 59 % de los l铆deres del 谩mbito de los viajes y gastos, la frustraci贸n de los empleados tuvo un impacto negativo grande o muy grande en sus organizaciones.
- Para el 43 % de las organizaciones encuestadas, el aumento de los gastos que incumplen las pol铆ticas es un riesgo, la automatizaci贸n de la detecci贸n del fraude no solo ahorra dinero, sino que libera a los empleados para que dediquen su tiempo a tareas con mayor valor a帽adido.
- El 61 % de los responsables de la toma de decisiones destacaron que los responsables financieros de sus organizaciones no ten铆an una visibilidad suficiente de los datos de gasto de los colaboradores en tiempo casi real. En este sentido, muchas empresas tienen dificultades para hacer un seguimiento del gasto (54 %) o no disponen de datos financieros actualizados para tomar decisiones importantes (47 %).
- En un entorno en el que la seguridad de los datos est谩 m谩s regulada y las amenazas son m谩s avanzadas, especialmente en escenarios de trabajo h铆bridos, el 72 % de los responsables de la toma de decisiones est谩n preocupados por la seguridad de los datos personales y empresariales en lo que respecta a su soluci贸n de viajes y gastos.
- El 53 % de los responsables de la toma de decisiones nos relataron que la incapacidad de sus empresas para ampliar y adaptar eficazmente las plataformas y programas actuales de viajes y gastos ha tenido importantes consecuencias negativas para el negocio.
- El 75 % de los encuestados coment贸 que una prioridad cr铆tica o alta era aumentar la automatizaci贸n de los procesos de aprobaci贸n y auditor铆a. La automatizaci贸n es la prioridad m谩s importante, porque permite a las empresas lograr muchas otras prioridades importantes relacionadas con los viajes y gastos sobre las que preguntamos, entre ellas: la manera de mejorar la experiencia del usuario (68 %), controlar los costos (62 %) y facilitar la toma de decisiones en tiempo casi real (56 %).
- Para muchas empresas implementadoras, las ventajas coinciden con estas necesidades, ya que comunicaron que sus empresas hab铆an conseguido una mayor visibilidad financiera (68 %) y la capacidad de ofrecer informaci贸n pr谩ctica a la empresa (54 %). Sin embargo, el 62 % tambi茅n destac贸 que la inversi贸n en una soluci贸n inteligente de viajes y gastos gener贸 menos errores en los gastos y ofreci贸 una mayor claridad sobre los datos financieros.
En conclusi贸n, la gesti贸n de los viajes y gastos potenciada con funciones que incorporan inteligencia artificial, como la soluci贸n 51风流Concur, est谩 evolucionando para empoderar a los colaboradores y fortalecer cada vez m谩s a las compa帽铆as. En un entorno en el que la IA est谩 cada vez m谩s establecida, los l铆deres empresariales con visi贸n de futuro encuentran en estas soluciones nuevas formas de generar m谩s valor, aumentar productividad y eficiencia operativa y lograr ahorros.
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