{"id":164733,"date":"2023-03-10T08:00:29","date_gmt":"2023-03-10T07:00:29","guid":{"rendered":"https:\/\/news.sap.com\/germany\/?p=164733"},"modified":"2025-02-20T14:44:56","modified_gmt":"2025-02-20T13:44:56","slug":"prozessautomatisierung-im-ausgabenmanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/news.sap.com\/germany\/2023\/03\/prozessautomatisierung-im-ausgabenmanagement\/","title":{"rendered":"Hohe Lebenshaltungskosten: Der Wert von Automatisierung im Ausgabenmanagement"},"content":{"rendered":"

Die Auswirkungen der gestiegenen Lebenshaltungskosten sind in ganz Europa zu sp\u00fcren und sorgen sowohl bei Unternehmen als auch Arbeitnehmenden f\u00fcr Sorgenfalten. Angesichts der enorm hohen Energie- und Lebensmittelpreise rechnen viele sogar mit einer Rezession im Jahr 2023. Wie kann die Prozessautomatisierung dazu beitragen, die Herausforderungen des Ausgabenmanagements inmitten der aktuellen Kostenkrise zu bew\u00e4ltigen? Wie k\u00f6nnen Finanzteams geeignete Technologien f\u00fcr das Spesenmanagement<\/a> implementieren, um sich erfolgreich aufzustellen?<\/p>\n

Spannungsverh\u00e4ltnis: Kosten sparen, Mitarbeiterzufriedenheit sichern<\/strong><\/h2>\n

Die aktuell sehr unbest\u00e4ndige Wirtschaftslage r\u00fcckt Finanzthemen in den Vordergrund. Budgets, Gesch\u00e4ftsausgaben und Geh\u00e4lter werden zum Knackpunkt am Arbeitsplatz. W\u00e4hrend Arbeitgeber, wo immer m\u00f6glich, K\u00fcrzungen vornehmen werden, hoffen Arbeitnehmende auf h\u00f6here Geh\u00e4lter<\/a>, um die steigenden Kosten des t\u00e4glichen Lebens decken zu k\u00f6nnen.<\/p>\n

Dieses Spannungsverh\u00e4ltnis f\u00fchrt bereits jetzt dazu, dass das Ausgabenmanagement<\/a> in den Fokus r\u00fcckt. Dabei stellen sich beispielsweise folgende Fragen: Welche Richtlinien f\u00fcr das Spesenmanagement m\u00fcssen angepasst werden, um dem aktuellen Umfeld Rechnung zu tragen und Mitarbeitende bestm\u00f6glich zu unterst\u00fctzen? Wie k\u00f6nnen Fristen f\u00fcr die Erstattung von Ausgaben verk\u00fcrzt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht zu lange auf ihr Geld warten m\u00fcssen? Wie k\u00f6nnen Finanzteams sicherstellen, dass es im Eifer einer schnellen R\u00fcckerstattung nicht zu Fehlern kommt?<\/p>\n

In einer k\u00fcrzlich durchgef\u00fchrten Studie befragte 51风流Concur Entscheidungstr\u00e4ger<\/a> zum Ausgaben- und Spesenmanagement in ihrem Unternehmen sowie den damit verbundenen Herausforderungen und Zielen. Was sind die wichtigsten Ergebnisse der Studie und warum wird die Prozessautomatisierung f\u00fcr die Bew\u00e4ltigung der aktuellen Kostenkrise immer wichtiger? Oder konkret gesagt:<\/p>\n

Wie kann gutes Spesenmanagement die Mitarbeiterzufriedenheit steigern?<\/strong><\/h2>\n

Ein gutes Spesenmanagement stellt sicher, dass Mitarbeitende Abrechnungen unkompliziert einreichen k\u00f6nnen und sie ihr Geld schnell zur\u00fcckerhalten<\/a>. Der Einfluss solch optimierter Gesch\u00e4ftsprozesse auf die Mitarbeiterzufriedenheit sollte nicht untersch\u00e4tzt werden.<\/p>\n

F\u00fcr viele Unternehmen zeigt die aktuelle Krise jedoch, dass ihre Prozesse rund um die Spesenabrechnung <\/a>diesen Herausforderungen noch nicht gewachsen sind. Einer der gr\u00f6\u00dften Konfliktpunkte sind die Richtlinien f\u00fcr das Arbeiten im Homeoffice \u2013 auch und vor allem weil neue Arbeitsmodelle als Folge der COVID-19-Pandemie immer gefragter sind. Dieser Trend scheint sich wegen der gestiegenen Lebenshaltungskosten allerdings gerade umzukehren: W\u00e4hrend mehr als die H\u00e4lfte der Arbeitnehmenden wieder h\u00e4ufiger ins B\u00fcro gehen m\u00f6chte, um zu Hause Energie zu sparen, geben 43 % der Befragten an, dass ihr Arbeitgeber sie dazu ermutigt, im Homeoffice zu arbeiten, um Strom- und Heizkosten im B\u00fcro zu sparen.<\/p>\n

Sollten Unternehmen f\u00fcr die Nebenkosten aufkommen, wenn Mitarbeitende von zu Hause arbeiten?<\/strong><\/h2>\n

Die Antwort lautet: Ja! Die Wahrscheinlichkeit ist gro\u00df, dass Unternehmen zumindest einen Teil der Energiekosten ihrer Mitarbeitenden \u00fcbernehmen m\u00fcssen, wenn sie Remote Working weiterhin f\u00f6rdern m\u00f6chten. Das stellt auch neue Herausforderungen an Finanzteams. Sie m\u00fcssen im Blick behalten, welche Auswirkungen das auf die eingereichten Mitarbeiterausgaben hat, ob diese m\u00f6glicherweise unverh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfig steigen oder sogar au\u00dferhalb der Unternehmensrichtlinien liegen.<\/p>\n

Letztlich bedeutet das f\u00fcr die Finanz-Experten im Unternehmen einen Spagat: Sie m\u00fcssen effiziente Richtlinien f\u00fcr Gesch\u00e4ftsausgaben erstellen, welche sowohl die knappen Budgets ber\u00fccksichtigen als auch die Mitarbeitenden zufrieden stellen.<\/p>\n

Die Vorteile der Prozessautomatisierung f\u00fcr ein erfolgreiches Spesenmanagement<\/strong><\/h2>\n

Viele Prozesse beim R\u00fcckerstatten von Ausgaben sind auch heute noch manuell und dadurch in der Regel langwierig sowie anstrengend. Diese schlechten Erfahrungen haben bei Mitarbeitenden den Wunsch nach Prozessautomatisierung geweckt. So ist mehr als die H\u00e4lfte der Mitarbeitenden der Meinung, dass eine Automatisierung des Spesenmanagements<\/a> ihnen die Abrechnung von Ausgaben vereinfachen w\u00fcrde. Ebenfalls die H\u00e4lfte der befragten Finanz- und Personalentscheider gibt an, dass man in ihrem Unternehmen noch zu sehr auf manuelle Prozesse setzt, die f\u00fcr hybrides Arbeiten nicht geeignet sind.<\/p>\n

Ist der Prozess zur Spesenabrechnung hingegen automatisiert<\/a>, k\u00f6nnen Mitarbeitende ganz einfach Fotos von Belegen in ein zentrales System hochladen, ohne Formulare ausf\u00fcllen zu m\u00fcssen. Sind die Belege erst einmal im System erfasst, werden sie automatisch hinsichtlich der hinterlegten Unternehmensrichtlinien gepr\u00fcft, bevor sie vom Finanzteam weiterbearbeitet werden.<\/p>\n

Prozessautomatisierung erm\u00f6glicht aber nicht nur einen einfachen, intuitiven und schnellen Abrechnungsprozess, sondern hilft auch, zwei der derzeit gr\u00f6\u00dften Herausforderungen bei der Verwaltung von Gesch\u00e4ftsausgaben zu bew\u00e4ltigen.<\/p>\n

    \n
  1. \n

    Neue Richtlinien schnell implementieren:<\/strong><\/h4>\n

    Haben sich Richtlinien ge\u00e4ndert oder sollen etwa neu eingef\u00fchrt werden, k\u00f6nnen sie schnell und einfach in das gesamte System integriert werden. F\u00fcr Finanzteams reduziert das den Aufwand erheblich, da sie dies bisher manuell erledigen mussten. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn Unternehmen ihre Spesenrichtlinien<\/a> an die neuen Anforderungen moderner und digitaler Arbeitsumgebungen anpassen m\u00f6chten.<\/li>\n

  2. \n

    Fehleranf\u00e4lligkeit reduzieren und Zeit sparen:<\/strong><\/h4>\n

    Die Automatisierung von Gesch\u00e4ftsprozessen l\u00e4sst bei der \u00dcberpr\u00fcfung von Ausgaben hinsichtlich der Unternehmensrichtlinien wenig Spielraum f\u00fcr Fehler, wodurch Abrechnungen viel schneller \u00fcberpr\u00fcft werden k\u00f6nnen. Das spart der Finanzabteilung wertvolle Zeit, die sie in wertsch\u00f6pfende Aufgaben investieren kann. Zudem wird so sichergestellt, dass Mitarbeitende ihre Ausgaben schnell erstattet bekommen.<\/li>\n<\/ol>\n

    Trotz gestiegener Kosten jetzt in Prozessautomatisierung investieren? Ja!<\/strong><\/h2>\n

    Obwohl die Automatisierung viele Vorteile f\u00fcr ein erfolgreiches Spesenmanagement mit sich bringt, ist es gerade angesichts des aktuellen Kostendrucks nicht einfach, Investitionen in neue Strukturen zu rechtfertigen. Meistens mangelt es an der Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen im Unternehmen oder am Verst\u00e4ndnis f\u00fcr das Kosten-Nutzen-Verh\u00e4ltnis.<\/p>\n

    Es ist nachvollziehbar, dass Entscheider in finanziell schwierigen Zeiten z\u00f6gern, Geld auszugeben, wenn ihr Fokus eigentlich auf Kostenreduktion liegt. Wenn dar\u00fcber hinaus Mitarbeitende den vollen Nutzen der Automatisierung des Ausgabenmanagements noch nicht erkennen, wird es noch schwieriger, diese entsprechend zu priorisieren. Dieses knifflige Gesamtumfeld hindert Entscheider aktuell eher daran, Zeit in das Verstehen neuer Anwendungen zu investieren, den Umgang damit zu erlernen oder die Vorteile einer Einf\u00fchrung zu erkennen.<\/p>\n

    Die erste Ma\u00dfnahme, die man bei der Automatisierung von Gesch\u00e4ftsprozessen<\/a> ergreifen sollte, ist demnach nicht die Investition selbst, sondern mittels Wissenstransfer \u00dcberzeugungsarbeit bei den Entscheidern zu leisten. Dabei gilt es sicherzustellen, dass alle im Unternehmen verstehen, dass ein durch Automatisierung unterst\u00fctztes Spesenmanagement f\u00fcr Mitarbeitende die Einhaltung von Vorschriften erleichtert. Dar\u00fcber hinaus sollte klar werden, dass damit eine effiziente, kosteng\u00fcnstige und komfortable Spesenabrechnung erm\u00f6glicht wird, was letztlich auch zur Mitarbeiterzufriedenheit beitr\u00e4gt. Wenn F\u00fchrungskr\u00e4fte diese Vorteile deutlich vermitteln, erhalten sie leichter Unterst\u00fctzung f\u00fcr ihr Vorhaben \u2013 und k\u00f6nnen mit einem verbesserten Kostenmanagement in dem aktuell sehr volatilen Gesamtumfeld besser bestehen.<\/p>\n

    \n

    Sie m\u00f6chten mehr \u00fcber die Studie und M\u00f6glichkeiten zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit in wirtschaftlich schweren Zeiten erfahren? Dann laden Sie den Bericht <\/em>\u201eAusgabenmanagement und Employee Experience in Zeiten der Inflation\u201c<\/em><\/a> herunter.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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