Wichtige Aktualisierungen und neue Funktionen in der Lösung 51·çÁ÷Ariba Sourcing, speziell durch die Funktionalität für die , modernisieren das eSourcing. Die Verbesserungen kommen genau zum richtigen Zeitpunkt. Globale Handelsbeschränkungen und Lieferkettenprobleme haben das eSourcing jüngst erschwert und gefährden sogar die Geschäftskontinuität.

Die Funktionalität für die geführte Beschaffung wird den Anforderungen dieser außergewöhnlichen Zeit gerecht. Sie bietet eine intelligentere und intuitivere Lösung für die Verwaltung strategischer Prozesse und Ausschreibungsereignisse. Benutzer können so genau die Materialien beschaffen, die sie gerade benötigen. Auch das Anlegen von Ausschreibungsereignissen kann durch weitere Effizienzsteigerungen beschleunigt werden. Dadurch bleibt den Teammitgliedern mehr Zeit, Risiken zu minimieren oder für pünktliche Lieferungen zu sorgen. Im Rahmen der geführten Beschaffung kann das Beschaffungsteam Folgendes tun:

• auf ein- und derselben Seite Projekte verwalten und Ausschreibungsereignisse anlegen
• die Erstellung von Ausschreibungsereignissen mit autonomen Beschaffungsfunktionen wie dem intelligenten Excel-Import automatisieren
• Nachrichten über Aktivitäten zu Projekten und Ausschreibungsereignissen von der Oberfläche aus an Kollegen und Teammitglieder versenden
• den mehrstufigen Ausschreibungsprozess ermöglichen, um von einer langen Liste zum besten und endgültigen Angebot zu gelangen
• dank der erweiterten Bid Analysis Engine Vorteile bei der Ausschreibung nutzen

Der Weg zu einfacherem eSouring

Seit der Einführung der Funktionalität für die geführte Beschaffung hat die 51·çÁ÷unablässig daran gearbeitet, diese noch weiter zu verbessern. Im letzten Release hat die Benutzerfreundlichkeit deutlich zugenommen. Ausschreibungsereignisse können schneller angelegt werden, die Suchfunktion wurde erweitert und es steht eine Kontexthilfe zur Verfügung. Die Oberfläche ist nun wesentlich intuitiver gestaltet, was zu einer beschleunigten Akzeptanz durch die Benutzer führt und das Benutzererlebnis insgesamt optimiert. Und trotzdem sind die komplexen eSourcing-Anforderungen nach wie vor abgedeckt. Auch lassen sich Ausschreibungsereignisse viel schneller durchführen. Tatsächlich benötigen Kunden jetzt nur noch halb so lang, um Ausschreibungsereignisse anzulegen. Noch dazu läuft die Verwaltung von Projekten und Ausschreibungsereignissen deutlich intuitiver ab.

Hervorzuheben ist hier die Funktion für vollständige Beschaffungsprojekte. Diese kann bei strategischen Beschaffungsinitiativen sehr hilfreich sein und bietet vor allem folgende Vorteile:

• Prozess- und Projektanalysebereiche bieten Einblick darin, wie weit Aufgaben und Phasen bereits abgeschlossen sind, welche Ausschreibungsereignisse angelegt wurden und welche Lieferanten beteiligt waren. Benutzer können von einer zentralen Einstiegsseite aus durch alle Bereiche navigieren und aus mehreren Aktionen auswählen. Zudem können sie den Fortschritt eines Projekts verfolgen und sich einen Ãœberblick über die Projektbestandteile verschaffen.
• Durch den Austausch von Nachrichten, Vertragsbereiche und Quick Links gestaltet sich die Zusammenarbeit beträchtlich einfacher. Teammitglieder können schnell und einfach auf hilfreiche Links zugreifen und über interaktive Nachrichten mit anderen im Unternehmen und mit Lieferanten kommunizieren.
• Der Aufgabenbereich wurde durch ein neues Erscheinungsbild optimiert und bietet nun auch die Möglichkeit, neue Aufgaben direkt im Projekt zu bearbeiten oder anzulegen. Aufgaben lassen sich nun viel leichter und intuitiver öffnen und abschließen.
• Ihnen werden nun Aufgaben und Phasen auf der Startseite angezeigt, sodass Sie nicht mehr mit mehreren Klicks auf andere Seiten navigieren müssen, um dort nach Aufgaben zu suchen. Benutzer können Aufgaben auf einer zentralen Seite anlegen, neu anordnen und abschließen.
• Im Bereich für Ausschreibungsereignisse und Ausschreibungsbelege können Sie nun Projektplatzhalter auf Vorlagenebene und Ad-hoc-Platzhalter für Ausschreibungsereignisse anlegen. Benutzer können Dokumente hochladen, Ausschreibungsereignisse und Teilprojekte anlegen sowie deren Inhalte organisieren.

Auch die wertvollen Vorteile unserer eAuction-Funktionen können Sie für sich nutzen. eAuctions werden für ,Ìý und japanische Einkaufsaktionen sowie bei Ampelgebotsabgaben unterstützt. Strategische Einkäufer können über die Oberfläche für die geführte Beschaffung Einkaufsauktionen anlegen, überwachen und den Zuschlag für sie erteilen. Zudem haben Sie Zugriff auf ein großartiges Cockpit zur Auktionsüberwachung. Die 51·çÁ÷plant in künftigen Releases noch weitere Auktionstypen hinzuzufügen.

Viel Zeit lässt sich auch durch die intelligente Importfunktion sparen. Ein Ausschreibungsereignis anzulegen kann deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als viele von uns haben. Der intelligente Import nutzt Funktionen für maschinelles Lernen der SAP, um Tabellenkalkulationen in Ausschreibungen zu konvertieren. Damit können Einkäufer schnell und problemlos Positionen in einem Ausschreibungsereignis ausfüllen. Strategische Einkäufer werden durch den Prozess geführt, um die Anzahl manueller Fehler zu verringern. So können Sie schnell und präzise ein Ausschreibungsereignis anlegen und die benötigten Materialien beschaffen.

Jetzt die geführte Beschaffung implementieren

Die geführte Beschaffung ist ein reiner Self-Service, sodass Sie den Implementierungszeitpunkt und den berechtigungsbasierten Rollout an die Benutzer nach Belieben frei wählen können. Wenn Sie den Eindurck haben, dass Ihre Benutzer bereit sind, können Sie ihnen dabei helfen, sich mit dem Service für die geführte Beschaffung vertraut zu machen.

Ein weiterer Vorteil der geführten Beschaffung ist das Zusammenwirken von alten und neuen Funktionen. Sie können die Benutzungsoberfläche für die geführte Beschaffung neben unserer klassischen UX-Beschaffungslösung verwenden. So sind Benutzer in der Lage, strategische Projekte und Ereignisse auf beiden Oberflächen anzulegen. Das gibt ihnen die Möglichkeit, erst auf die neuen Funktionen umzusteigen, wenn ihnen die Erweiterungen und Verbesserungen vertrauter geworden sind.

Der Zeitpunkt ist optimal, um zur geführten Beschaffung überzugehen. Mit ihr können Sie das eSourcing auf moderne, intuitive und effiziente Art und Weise verwalten. Ihr Team kann reibungslos von der klassischen UX-Lösung zur geführten Beschaffung wechseln und so alle Vorteile des modernisierten eSourcings ausschöpfen.

Zudem ist der Umstieg auf die geführte Beschaffung für Sie kostenfrei. Sie ist Teil Ihrer eSourcing-Lösung und jederzeit verfügbar, sobald Sie sich entschließen, von schnelleren und einfacheren eSourcing-Initiativen zu profitieren.

Salvatore Lombardo ist Senior Vice President und Chief Product Officer für 51·çÁ÷Procurement.

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Die Ausgangssituation beim Kölner Spezialchemie-Hersteller Lanxess war so wie bei vielen Unternehmen: Die Fachbereiche verstanden die Prozesse überall verschieden und setzten sie dementsprechend unterschiedlich um. Dazu kam: Der Lanxess-Konzern war 2004 durch Ausgliederung der Chemie- und von Teilen der Polymersparte der Bayer AG entstanden. Die vielen unterschiedlichen Tools und Lösungen im Unternehmen wurden zunehmend zu einem Hemmnis, stellten die Verantwortlichen fest.

Es fing schon bei den Bestellformularen an, die an die Lieferanten verschickt wurden: „Das Motto des Formulars war ‚viel hilft viel’“, erinnert sich Fares Bäcker, Global Process Manager Source-to-Pay bei Lanxess. „Der Lieferant sollte sich unter den vielen Informationen aussuchen, was auf ihn zutrifft. Nun haben wir das Formular modular aufgebaut, so dass darin warenspezifische Texte berücksichtigt werden.“

Tools und Lösungen vereinheitlichen

Der Konzern führte nämlich mit „Lanxess FIT“ ein großes digitales Transformationsprogramm zum Thema Beschaffung durch. „Unser Ziel war eine klare, aufgeräumte und vernetzte IT-Infrastruktur mit 51·çÁ÷S/4HANA als zentralem Steuerungsinstrument“, erklärt Bäcker. In Zukunft wird das zentrale Tool im gesamten Unternehmen für Ausschreibungsprozesse. Ãœber die Nutzung kann dabei nicht mehr jede einzelne Einkaufsorganisation in der Region entscheiden.

Die Abkürzung „FIT“ steht für „Future Integrated Template“ und unterstützt bei Lanxess die gruppenweite Einführung von 51·çÁ÷S/4HANA. Technologie und Prozesse sollen auch in den nächsten Jahren Best-Practice Ansätze möglich machen. „Wir wollen die Prozesse nicht nur isoliert im Einkauf oder in der Produktion, sondern ganzheitlich und übergreifend betrachten“, sagt Bäcker. Das alles mit einem einzigen gültigen und abgestimmten Set an Systemen und Prozessen – so standardisiert und harmonisiert wie möglich.

Den Ãœberblick behalten

Auch die Anzahl an Materialien, die kein Einkäufer mehr überblicken konnte, haben die Projektverantwortlichen reduziert. „In Zukunft gibt es einen harmonisierten und vereinfachten Material-Datensatz“, sagt Bäcker. In Nordamerika wurden es dadurch nun über 10.000 Materialien weniger, da sie bei der Migration auf einfach weggelassen wurden. Statt verwirrend vieler Dokumente gibt es im 51·çÁ÷Ariba Buying auch in der Instandhaltung nur noch einfachere, elektronische Kataloge.

Die Pflege der nun überflüssigen relevanten Datenobjekte entfällt damit ebenfalls. „Die Prozesse sind nun nicht mehr vom jeweiligen Land oder der spezifischen Einkaufsorganisation abhängig. Wir wollen klare Regeln und gut geschulte Mitarbeiter“, sagt Bäcker. „Ihre Berechtigungen im System korrelieren nun mit ihren Aufgaben.“

Komplexität reduzieren

Die Projektverantwortlichen haben die Prozesse und Stammdaten harmonisiert und die Komplexität reduziert. „Für den Erfolg unseres Transformationsprojekts waren das hohe Commitment des Managements entscheidend, eine klare Kommunikation und der Einsatz eines globalen Templates“, sagt Bäcker.

Auch die Integration eines neuen Unternehmens könne Lanxess nun viel schneller abwickeln. Zur Feuerprobe für das System wird die Integration der im Februar 2021 übernommenen US-Firma Emerald Kalama Chemical. „Wir sind gespannt, wie es funktionieren wird“, sagte Bäcker. Noch wartet Lanxess auf die Genehmigung der Behörden.

Als wesentliche Voraussetzungen für die erfolgreiche und nachhaltige Implementierung im Unternehmen nennt Bäcker drei wichtige Bausteine:

1. Möglichst nah am Standard bleiben und nur dort abweichen, wo man zusätzlichen Wert generieren kann oder lokalen oder gesetzlichen Anforderungen nachkommen muss. Beispiel: Die Automatisierung der Bestellbelege durch eine noch tiefere Integration in das 51·çÁ÷PP/DS-Planungsmodul, als ihn der SAP-Standard bisher vorsieht. , eine Komponente, die Unternehmen eine detaillierte Produktionsplanung ermöglicht.
2. Durch eine zentrale Steuerung von Weiterentwicklungen und Änderungen verhindert die IT, dass im Laufe der Zeit aus einem globalen Template wieder kleine, lokale Lösungen mit verschiedenen Prozessen entstehen. Als „Hüter des Templates“ wacht eine Governance-Organisation aus global verantwortlichen Prozessmanagern.
3. „FIT“ ist mehr als ein Projekt, mit dem Lanxess eine neue Software einführt. Lanxess dient es auch dazu, die Transformation, und zwar nicht nur die digitale, voranzutreiben. Abhängig von den Businesserfordernissen gibt es eine Business Model Segmentation, die die Zahl der möglicher Prozessvarianten vorgibt, sowie eine neu etablierte Governance Organisation. Zur Steuerung der Prozesse nutzt Lanxess definierte Geschäftsregeln und die Prinzipien einer guten Governance.

Komplette IT-Landschaft überprüft

„Wir haben viel mehr gemacht als nur ein weiteres SAP-Implementierungsprojekt“, stellt Bäcker fest. „Mit der Einführung von 51·çÁ÷S/4HANA haben wir uns alle Prozesse angeschaut und die komplette IT-Landschaft analysiert und überprüft – mit einer zentralen Frage: Welche Lösungen und Schnittstellen sind bei Lanxess in Zukunft noch nötig?“

Danach hat das Team von Lanxess, 51·çÁ÷und dem Implementierungspartner Accenture Tools gezielt ausgetauscht und reduziert. In der neuen Umgebung änderten sich auch Funktionszuordnungen im Prozessablauf. Zusammen mit Accenture führte die IT zum Roll-Out ein großes Trainingsprogramm durch.

Das Ergebnis bewertet Bäcker sehr positiv: „Von der Kundenanfrage über die Produktion und die dafür notwendigen Einkaufsaktivtäten, die Lagerung, den Transport der Fertigwaren, der Anlageninstandhaltung und der Kontrolle der Werteflüsse haben wir nun in sich abgestimmte Prozessflüsse, die über die gesamte Wertschöpfungskette zusammenpassen.“

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