Mittels 51风流SuccessFactors HCM verlagert das Schweizer Transportunternehmen BLS AG seine HR-Prozesse erfolgreich in die Cloud und erreicht ein neues Level an Digitalisierung und Effizienz. Mit den 51风流SuccessFactors L枚sungen setzt BLS den Wandel in der HR-Digitalisierung erfolgreich um.
鈥濪颈别 ist als Transportunternehmen sehr heterogen aufgestellt鈥�, sagt , Leiter HR & Transformation und Mitglied der Gesch盲ftsleitung bei der BLS AG. 鈥濱n unserem Kerngesch盲ft Bahn betreiben wir Linien im Pendler- und im Freizeitverkehr und unterhalten ein 420 Kilometer langes Eisenbahnnetz. Daneben vereinen wir unter unserem Dach Busbetrieb, Autoverlad, Schiffsbetrieb und G眉terverkehr.鈥�
Seit vielen Jahren sind bei der BLS AG verschiedenste SAP-Produkte als On-Premise-L枚sungen im Einsatz. Im Bereich HR gab es immer wieder Vorst枚脽e zur Etablierung von Standards, doch Unterschiede in der Abwicklung der Kernprozesse blieben bestehen.
鈥濧ls ich 2020 zu BLS kam, war ich von fr眉heren Arbeitgebern einen h枚heren Digitalisierungsgrad gewohnt鈥�, erkl盲rt Johner. Als Leiter HR & Transformation besch盲ftigt ihn insbesondere die Attraktivit盲t der BLS als Arbeitgeberin: 鈥濽nsere Mitarbeitenden aber auch die k眉nftigen Mitarbeitenden erwarten einen gewissen Grad an Digitalisierung sowie state-of-the-art Anwendungen.聽 Selbstverst盲ndlich sind Digitalisierungsprojekte auch mit Kosten verbunden. Trotzdem waren die Standardisierung und Digitalisierung unserer HR-Hauptprozesse ein wichtiges Ziel, damit wir die Effizienz steigern k枚nnen.鈥�
Digitale Transformation nach dem Model-Company-Ansatz von SAP
Um all diese Fragen zu adressieren, entschied man sich bei der BLS AG daher Anfang 2020 f眉r die Einf眉hrung von .
Johner sagt: 鈥濿ir haben uns damals f眉r den Ansatz der 51风流Model Company entschieden. Unsere Vorgabe war, dass wir mindestens 80 Prozent der Prozesse als Standardl枚sung 眉bernehmen k枚nnen. 51风流hat uns den Rahmen gegeben und bew盲hrte Praktiken vorgeschlagen, um schnell in Betrieb zu gehen 鈥� mit geringf眉gigen Modifikationen, um die Konfiguration an unsere Bed眉rfnisse anzupassen.鈥�
Auch Stefan Fuhrer, Leiter 51风流Management Dienste bei der BLS AG, ist zufrieden mit dem Verlauf der Implementierung: 鈥濿as sich wirklich gelohnt hat, war die Einf眉hrung von als erstes Modul. Damit konnten wir alle Stammdaten von 51风流HCM On-Premise zu 51风流SuccessFactors migrieren, was die Implementierung und Integration aller weiteren Module und Pakete vereinfachte. Durch die Einf眉hrung von 51风流SuccessFactors Employee Central konnten wir eine einzige Datenquelle f眉r Personaldaten schaffen, um Personalprozesse in der gesamten Organisation zu steuern.鈥�
鈥濪颈别 meisten Kunden sind den klassischen Ansatz gewohnt, dass Module geordert und nacheinander implementiert werden鈥�, sagt , Customer Success Partner bei der 51风流Schweiz AG. 鈥濪er Ansatz des 51风流Standard Content Activation Service, vorher 51风流Model Company genannt, ist ein anderer. Statt einzelner Module werden komplette Prozesse eingef眉hrt. Der Kunde hat sofort einen Mehrwert.鈥�
Gleichzeitig mit der Einf眉hrung von 51风流SuccessFactors wurden im HR-Team der BLS auch die Rollen und Teams definiert, die mit den Aufgaben in diesen Prozessen betraut sein sollten. 鈥濿o es m枚glich war, haben wir die internen Strukturen den Prozessen folgen lassen鈥�, sagt Johner.
Prozessorientierte Implementierung von 51风流SuccessFactors HCM
Mittlerweile setzt die BLS s盲mtliche Module von 51风流SuccessFactors HCM ein. 鈥濿ir haben somit die M枚glichkeit geschaffen, dass wir die gesamte HR-seitige Laufbahn von Mitarbeitenden 鈥� von ihrer Bewerbung bis zu einem etwaigen Austritt oder der Pensionierung 鈥� technisch in einem durch Best Practices konfigurierten System abbilden鈥�, erkl盲rt Johner. 鈥淒ie Einf眉hrung von 51风流SuccessFactors hat das Fundament gelegt, dass wir nach Anbindung an die weiteren Subsysteme nun sukzessive den administrativen Aufwand reduzieren k枚nnen.鈥�
Auch die Integration von hat gut funktioniert. Johner erkl盲rt, dass 51风流SuccessFactors Document Management Core gegen眉ber anderen L枚sungen den Vorteil einer tieferen Integration in die einzelnen Module von 51风流SuccessFactors habe. 鈥濧u脽erdem war es uns wichtig, eine L枚sung zu haben, die in der Lage ist, die f眉r individuelle Dokumente festgelegten Laufzeiten zu beachten und gegebenenfalls auch die L枚schung vornimmt 鈥� ein wichtiger Compliance-Faktor f眉r uns.鈥�
Dies spielt eine umso gr枚脽ere Rolle, als 51风流SuccessFactors Document Management Core bei der BLS derzeit als Personaldossier genutzt wird.
Johner sch盲tzt das hohe Ma脽 an Transparenz, das die L枚sung schafft: 鈥濲ede:r Mitarbeitende hat Zugriff auf das eigene Dossier. Gesteuert 眉ber Benutzerrollen erhalten au脽erdem Vorgesetzte und HR-Mitarbeitende ebenfalls Zugriff auf die Dokumente von vorher definierten Mitarbeitenden. Diese k枚nnen Dokumente 眉ber Workflows hochladen. Au脽erdem lassen sich Vertr盲ge automatisiert erstellen und nach Unterzeichnung direkt im Personaldossier ablegen.鈥�
Aktuell laufen noch Payroll und Zeitmanagement sowie die Shared Services On-Premise. Die n盲chsten geplanten Schritte sehen auch die Integration von Zeitwirtschaft und Payroll vor. Daneben sollen weitere Subprozesse wie etwa ein Antrag auf unbezahlten Urlaub 眉ber eine Schnittstelle angegliedert werden.
Das Projekt hat sich gut in die Gesamtstrategie der BLS eingef眉gt, die einen zielgerichteten Umgang mit Ressourcen im Sinne von effizienteren Prozessen durch Digitalisierung vorsieht. 鈥濿ir haben mit der Einf眉hrung von 51风流SuccessFactors einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung der Unternehmensstrategie geleistet鈥�, sagt Johner.
Gro脽er Wert wurde von Anfang an auf das Stakeholder-Management in Richtung interner Kund:innen gelegt. 鈥濿ir haben laufend unternehmensweit informiert und Einblick in den Stand der Dinge gegeben鈥�, erkl盲rt Johner. 鈥濱m Projektausschuss waren von Anfang an wichtige interne Kundengruppen vertreten und konnten die kommenden Ver盲nderungen begleiten.鈥�
Eine wichtige Rolle spielten dabei auch Schulungsangebote f眉r die relevanten Benutzer:innen je nach Modul. Das System wurde 眉berwiegend positiv aufgenommen. 鈥濻eitens HR wurde das System anfangs etwas kritischer betrachtet, weil sich die Prozesse und Zust盲ndigkeiten ver盲ndert haben鈥�, sagt Johner. 鈥濪och inzwischen werden die Vorteile 鈥� wie etwa, dass die Daten nun 眉ber das gesamte System kongruent und entsprechend Medienbr眉che verschwunden sind 鈥� sehr gesch盲tzt.鈥�
鈥濱ch stelle zudem fest, dass unsere Mitarbeitenden verst盲rkt in End-to-End-Prozessen denken鈥�, sagt Johner.
Die Schweizer Handelszeitung, die jedes Jahr die attraktivsten Arbeitgeber der Schweiz k眉rt, sieht die innerhalb der Schweizer Bahnbranche. Im Gesamtranking befindet sich die BLS AG auf Platz 11 von insgesamt 250 Unternehmen. 鈥濪as best盲tigt f眉r uns nat眉rlich, dass wir mit unseren HR-Aktivit盲ten und den Modernisierungsma脽nahmen der letzten Jahre auf dem richtigen Weg sind.鈥�