Faciliter la construction des budgets et améliorer l’alignement entre les métiers, voilà les deux principaux objectifs que Solinest visait avec sa nouvelle solution de planification. a été retenu pour répondre à ces besoins.
Solinest est un spécialiste du négoce de produits de grande consommation : confiseries, snacks, boissons et produits frais. Des articles qui peuvent être trouvés en devant de caisse et dans les rayons de 50.000 points de vente français : hypermarchés, supermarchés et commerces de proximité. La société alsacienne est également présente en Belgique et au Luxembourg.
Solinest distribue les produits de ses 40 marques partenaires, mais participe aussi au développement de marques de distributeurs et propose ses propres offres. Entreprise familiale et indépendante, Solinest compte 500 collaborateurs, pour 300 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel.
Comme toutes les sociétés œuvrant dans le secteur de la distribution, Solinest réalise de gros volumes de transactions avec de faibles marges, nécessitant un apport constant de nouveaux marchés. La réactivité est un des autres enjeux auquel est confrontée la société. Réactivité se traduisant par un besoin d’alignement permanent entre marketing, commerce, logistique, finance et direction.
« Le système d’information de Solinest est compact, avec un ensemble de solutions 51·çÁ÷et des interfaces simples : un ERP 51·çÁ÷ECC, un data warehouse 51·çÁ÷BW, 51·çÁ÷BPO et 51·çÁ÷Analysis », explique Franck Prevost, DSI du groupe. Ce SI met l’accent sur des technologies matures, avec un reporting effectuĂ© sur Excel et manquant donc de flexibilitĂ©. « Nous avions besoin d’un outil transversal facilitant les Ă©changes entre directions et permettant d’adresser le budget et les prĂ©visions. »
51·çÁ÷Analytics Cloud et Censio Karamba
« Nous souhaitions trouver une solution adaptĂ©e dans le catalogue SAP, poursuit Franck Prevost. Nous hĂ©sitions entre 51·çÁ÷Business Planning and Consolidation (51·çÁ÷BPC) et 51·çÁ÷Analytics Cloud (SAC). Nous avons alors cherchĂ© une sociĂ©tĂ© capable de mettre en place des POC afin de vĂ©rifier laquelle de ces deux solutions rĂ©pondrait le mieux Ă nos besoins. Censio Karamba a Ă©tĂ© choisi pour crĂ©er ces dĂ©monstrateurs. Après analyse, nous avons optĂ© pour SAC, car c’est une solution cloud accessible et agile, capable de faire tout ce que l’on attendait (construction de budget, simulations, indicateurs et tableaux de bord), tout en Ă©tant au cĹ“ur de la roadmap de SAP. »
Ce projet structurant est stratégique pour Solinest. Une attention particulière a donc été portée sur la définition du modèle et des nouveaux processus, et une réflexion a été menée sur les besoins en matière de simulation. Trois lots ont été définis :
- Budget : un lot devant ĂŞtre mis en place en septembre 2020, pour permettre la saisie des budgets 2021 dans SAC. Une phase critique du projet.
- Répartition du réel : ce lot nécessitant de disposer d’une année de référence, il a été décidé de le mettre en place après le budget.
- Contribution consolidée : l’objectif est ici de définir ce que les marques Solinest apportent en tant que marque et au distributeur. Rolling forecast et processus IBP font également partie de ce lot.
De mars Ă septembre 2020, les Ă©quipes de Solinest et de Censio Karamba ont mis en place la connexion entre 51·çÁ÷BW et SAC, modĂ©lisĂ© l’intĂ©gralitĂ© du P&L, pris en compte les inducteurs de prix et coĂ»ts (environ 200) et crĂ©Ă© les Ă©tats de restitution par couples pays-canaux. En parallèle, il a fallu accompagner et former les utilisateurs en vue de la campagne de saisie de donnĂ©es relative au budget 2021. « Cette Ă©tape Ă©tait très importante, car nous voulions ĂŞtre en mesure de faire interagir quatre mĂ©tiers : marketing, commerciaux, supply chain et contrĂ´leurs de gestion », explique Franck Prevost. Soit 400 personnes Ă former. Cette tâche fut d’autant plus complexe que le tĂ©lĂ©travail Ă©tait la règle pendant une grande partie de cette pĂ©riode.
Premier succès, avec le rendu du lot 1 dans les temps, permettant une saisie du budget 2021 dans SAC. Crise sanitaire oblige, le lot 2 a été reculé de novembre 2020 à janvier 2021. Enfin, le lot 3 a été livré en juin 2021. Au total, le projet aura duré près de 18 mois.
Des métiers qui gagnent en autonomie
Le premier bénéfice, c’est l’autonomie apportée aux métiers. Ils deviennent indépendants du contrôleur de gestion sur la saisie et la restitution des données, et de l’IT sur les aspects techniques. Dans le même temps, le rôle du contrôle de gestion évolue : « d’opérateur de saisie, il devient celui qui orchestre les processus budgétaires », note Franck Prevost.
Autre avantage apportĂ© par 51·çÁ÷Analytics Cloud : il permet Ă tous les collaborateurs d’accĂ©der au mĂŞme niveau d’information, de partout. « Il n’est plus nĂ©cessaire d’attendre que le contrĂ´leur de gestion ait produit ses restitutions pour accĂ©der aux informations. DorĂ©navant, tout le monde a accès Ă la donnĂ©e, au mĂŞme moment. »
Prochainement, Solinest envisage de basculer de 51·çÁ÷BW vers . Mais aussi de mettre en place de nouveaux outils de simulation dĂ©diĂ©s aux commerciaux et des tableaux de bord destinĂ©s au comitĂ© de direction de l’entreprise. L’aventure 51·çÁ÷Analytics Cloud ne fait donc que commencer pour Solinest.
