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Quand on parle de transformation digitale, il est difficile d’ignorer les notes de frais dans l’ensemble des processus qui migrent du papier au num茅rique. La gestion des notes de frais est une d茅marche chronophage et bien souvent obligatoire pour toutes les entreprises (脿 moins de n’avoir aucun d茅placement, ce qui, reconnaissons-le, est assez rare aujourd’hui).

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聽permet donc de s’affranchir des contraintes habituelles. C’est facile, simple et rapide 脿 faire, et cela repr茅sente un gain de productivit茅, de temps et d’argent. Pour savoir comment faire, voyons ensemble le processus pour digitaliser ses notes de frais.

Que signifie digitaliser ses notes de frais ?

Il y a parfois une confusion s茅mantique entre digitaliser, num茅riser ou encore scanner des notes de frais. Au-del脿 des d茅bats linguistiques, on peut retenir des grandes diff茅rences dans le sens des mots et des actions qui en d茅coulent.

Num茅riser ses notes de frais

Techniquement, c’est l’action de transformer un document papier (facture, re莽u ou justificatif par exemple) en un fichier informatique. Un ticket de caisse ou une note de restaurant devient alors un fichier PDF. Pour que celui-ci soit valide et conforme aux yeux de la loi, on parle de num茅risation 脿 valeur probante. Cela signifie que le PDF a exactement la m锚me valeur que le document papier. Il existe de nombreuses mani猫res de num茅riser ses notes de frais 脿 valeur probante. La plus facile 茅tant l’utilisation d’une application professionnelle depuis un smartphone.

Digitaliser ses notes de frais

Bien que le terme 芦聽digital聽禄 soit la traduction du mot 芦 num茅rique 禄 en anglais, on parle de digitalisation lorsqu’on transforme un processus traditionnel, incluant bien souvent l’usage de papiers, en un nouveau processus enti猫rement 茅lectronique, potentiellement automatis茅 et reposant sur une technologie particuli猫re.

Prenons un exemple de digitalisation r茅ussie : un salari茅 r茅serve un d茅placement chez un client depuis une plateforme corporate. La s茅lection d’h么tels et les trajets en train correspondent aux crit猫res de la politique interne. Le manager approuve la requ锚te d’un clic et le voyage est pay茅 avec une carte bancaire corporate pr茅enregistr茅e. Une fois sur place, le collaborateur r猫gle ses d茅penses avec sa propre carte. Il utilise une application mobile pour num茅riser les re莽us de ses notes de frais. L’application reconna卯t les caract猫res et dissocie les montants hors taxe et TTC. Le re莽u papier se transforme automatiquement en ligne de d茅pense dans l’application. 脌 la fin de son voyage, il n’a plus qu’脿 valider sa note de frais d’un clic pour l’envoyer au service comptable pour validation. Ce dernier proc茅dera au remboursement dans les meilleurs d茅lais.

Scanner ses notes de frais

Il s’agit d’une num茅risation n茅cessitant l’usage de la fonction scanner d’une imprimante ou d’un photocopieur. Le document est alors transform茅 en PDF et certifi茅, afin d’锚tre envoy茅 par email ou stocker sur un serveur local ou distant. La plupart de ces machines sont aujourd’hui capables de r茅pondre aux crit猫res de conformit茅 impos茅s par la loi.

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’on peut num茅riser et scanner ses notes de frais sans forc茅ment les digitaliser. Car la digitalisation impose une vision plus large impliquant des changements techniques, organisationnels et humains.

Les 10 茅tapes pour digitaliser ses notes de frais

• D茅finir un objectif聽: pourquoi digitaliser ? Pour limiter la fraude ? Pour mieux g茅rer ses d茅penses聽? Pour faciliter la vie de vos collaborateurs ? Quel est l’objectif principal de la d茅marche et est-il partag茅 par tous les d茅cideurs ?
• Valider le workflow interne聽: il faut (re)d茅finir le processus de validation interne. Qui valide quoi, quel montant et 脿 quel moment ? Que se passe-t-il en cas d’absence d’un manager ? Et une fois que la note de frais arrive 脿 la comptabilit茅 ? Formaliser ce workflow sera un gain de temps au moment d’impl茅menter la solution digitale.
• Mettre 脿 jour sa politique interne聽: c’est toujours un bon moment pour s’assurer que les r猫gles internes soient bien 脿 jour, comprises et partag茅es par tous.
• Associer les salari茅s au projet聽: il ne faut pas qu’un service s’approprie le projet dans un coin. Pour qu’il soit r茅ussi, il faut consulter toutes les parties prenantes : les voyageurs, les validateurs, le DAF, le service informatique, etc.
• D茅finir un cahier des charges聽: il doit contenir les d茅tails sur votre infrastructure technique actuelle, vos besoins, votre calendrier et les personnes en charge du projet.
• Rechercher le bon outil聽: comparez les solutions en ligne et r茅duisez votre liste 脿 3 ou 5 prestataires maximum. Ensuite, vous pouvez passer du temps pour rentrer dans les d茅tails avec leurs interlocuteurs.
• V茅rifier les fonctionnalit茅s cl茅s聽: il faut s’assurer que ce qui est dans votre cahier des charges soit bien pris en compte par la solution choisie.
• Impl茅menter la solution聽: soyez certain d’锚tre bien accompagn茅 et d’avoir des d茅lais clairs.
• Faire un test pilote聽: avec un service ou un groupe de salari茅s, cela permet d’avoir un premier retour en direct. Dans une d茅marche it茅rative, vous pouvez ainsi corriger, tester et continuer 脿 am茅liorer l’impl茅mentation.
• Organiser un lancement 脿 grande 茅chelle聽: optimisez votre communication interne, formez vos collaborateurs, appuyez-vous sur des ambassadeurs internes et accompagnez le changement humain. Une fois que tout fonctionne, vous pouvez 芦 d茅brancher 禄 l’ancien syst猫me.

Avec un peu de m茅thode et les bons outils, digitaliser ses notes de frais n’est pas une d茅marche complexe. D’autant plus que la plupart des plateformes s’int猫grent tr猫s bien avec les outils existants (en particulier financiers et comptables). Selon votre organisation et le nombre de salari茅s, digitaliser ses notes de frais peut prendre de quelques semaines 脿 plusieurs mois. Un temps qui est finalement relativement court pour transformer son organisation de l’int茅rieur.

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